Кирилл Веселый, «Газпром Трансгаз Саратов»: С помощью ИИ-сервисов время обработки поступающих документов уменьшилось в 7,5 раза
«Газпром Трансгаз Саратов» на протяжении более пяти лет осуществляет цифровое преобразование рабочих процессов, используя решения Directum. За указанный период объем бумажного документооборота снизился на 80%, ускорились деловые процессы и уменьшились эксплуатационные затраты. Подробностями с CNews поделился Кирилл Веселый, занимающий должность заместителя начальника Службы информационно-управляющих систем «Газпром Трансгаз Саратов».
CNews: Каким образом стартовала цифровая трансформация в «Газпром Трансгаз Саратов»?
Кирилл Веселый: Перед нами стояла цель — перевести делопроизводство и управление документацией на полностью российское программное обеспечение. Однако помимо достижения импортонезависимости, существовал ряд ключевых требований к системе. Одно из них — наличие опыта внедрения в других дочерних структурах группы «Газпром», так как важно учитывать нашу специфику. На выбор решения также влияли его масштабируемость, гибкость и возможность оперативной настройки, чтобы мы могли адаптировать инструменты под особенности нашего дочернего общества (ДО). Всем этим критериям соответствовала экосистема Directum.
CNews: Какие решения вы начали внедрять в первую очередь?
Кирилл Веселый: «Газпром трансгаз Саратов» стал одним из первых обществ в группе «Газпром», где начался переход к электронному документообороту на базе независимой от импорта платформы. В 2020 году мы стартовали с «Делопроизводства», поскольку сначала требовалось перевести в цифровой формат основные процессы. Первый этап оказался наиболее сложным, так как он полностью изменил подход к работе с документами в пользу безбумажного документооборота.
Следующим этапом мы внедрили модуль «Договоры», и этот процесс оказался более простым и понятным. С его помощью мы автоматизировали весь жизненный цикл договорной работы, настроили автогенерацию отчетов для бухгалтерии, юротдела и других подразделений. Специально для нашей организации были разработаны уникальные поля и вкладки, чтобы сотрудникам было комфортно взаимодействовать с системой.
CNews: Однако на этом внедрения не остановились?
Кирилл Веселый: Уже на начальных этапах система продемонстрировала такую эффективность, что нашей главной задачей стала цифровая трансформация всех бизнес-процессов. В 2023 году мы перевели в цифровой формат управление проектами и внедрили «Agile-доски». Благодаря этому удалось сократить операционные расходы, ускорить подготовку проектной документации и наладить ее централизованное хранение. Теперь руководители получают актуальные данные по проектам и могут отслеживать соблюдение сроков.
В 2024 году мы оцифровали работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и проведение совещаний. Отмечу, что весь процесс — от разработки и согласования проектных решений до запуска в промышленную эксплуатацию — занял всего 4 месяца. Причем за это время были доработаны «коробочные» решения, то есть стандартный набор функций и возможностей. Например, мы создали новый тип документа — протокол оперативного совещания, который учитывает все особенности нашего документооборота.
CNews: Используется ли ИИ в тех процессах, которые вы уже перевели в цифру?
Кирилл Веселый: Мы применяем искусственный интеллект в модуле «Финансовый архив». Через этот инструмент сотрудники обрабатывают входящие документы, поступающие из «Контур.Диадок». ИИ-сервисы автоматически распределяют их по категориям, извлекают ключевые данные и определяют контрагента.
Современные интеллектуальные решения активно используются для анализа текстового слоя. Значительная часть нашей документации, особенно договоры, хранится в отсканированном виде. Ранее сотрудникам приходилось тратить много времени на поиск нужных сведений, поскольку стандартный полнотекстовый поиск был бесполезен. Теперь искусственный интеллект извлекает текстовый слой из сканов и находит требуемую информацию по его содержанию.
Особую популярность приобрело сравнение различных версий. При этом ИИ способен сопоставлять документы в разных форматах. Все изменения наглядно отображаются в итоговом файле: цветовая маркировка показывает, какие элементы были удалены, добавлены или изменены.
Благодаря внедрению ИИ-сервисов нам удалось уменьшить нагрузку на персонал и минимизировать участие человека в рутинных процессах. Теперь сотрудники, занимающиеся согласованием, экономят до 90-95% рабочего времени и могут переключаться на более приоритетные задачи. Кроме того, сроки обработки входящих документов сократились в 7,5 раз.
CNews: Каким образом развивалась система в 2025 году?
Кирилл Веселый: В 2025 году мы сосредоточились на стабилизации и улучшении работы системы. Были внесены значимые изменения. Например, мы автоматизировали процесс удаления документов, содержащих персональные данные. Закон устанавливает четкие временные рамки для этой процедуры, и система помогает их соблюдать. За пять дней до запланированной даты удаления ответственному сотруднику автоматически приходит уведомление с просьбой подготовить акт об уничтожении.
Мы усовершенствовали функционал, связанный с поручениями генерального директора. Теперь не нужно запрашивать данные о статусе выполнения или проверять их в дереве задач. Статус отображается прямо рядом с карточкой поручения, и его просмотр занимает всего 2-5 секунд, тогда как ранее на это уходило 25-30 секунд.
Кроме того, по запросам отделов мы добавили в СЭД возможность подписывать и визуализировать документы с использованием двух утверждающих подписей (УКЭП). Были ограничены права инициаторов: они больше не могут изменять версии документа в процессе согласования. Также реализована визуализация регистрационных данных исходящих писем, подписанных УКЭП, без нарушения целостности документа.
CNews: Какие результаты принесла цифровая трансформация?
Кирилл Веселый: За пять лет объем бумажных документов уменьшился на 80%, а скорость процессов выросла на 40%. Цифровыми инструментами активно пользуются более 2200 сотрудников. Теперь согласование типовых документов занимает всего 1-2 дня, хотя раньше на это требовалось 4-5 дней. В среднем на 20% сократились затраты времени на контроль, отслеживание сроков и принятие решений.
Эффект заметен не только в экономии трудовых и временных ресурсов. Благодаря цифровым решениям затраты на бумагу снизились в 2,5 раза, на расходные материалы для оргтехники — в 2 раза, а на почтовые услуги — почти в 2 раза. Мы считаем это отличным результатом и планируем продолжать цифровую трансформацию.
CNews: Какие шаги по развитию информационной системы компании предусмотрены в будущем?
Кирилл Веселый: Первый этап внедрения «Конфиденциального делопроизводства» намечен на 2026 год. Кроме того, мы намерены продолжать работу с персональными данными в системе, так как сейчас этот вопрос стоит особенно остро.
