Компания LDM (входит в ИТ-холдинг Lansoft) совместно с Ассоциацией РОСЭУ и «КриптоПро» обнародовала итоги исследования о подходах к долговременному сохранению электронных кадровых документов. Выяснилось, что 75% организаций в России осуществляют такое хранение с нарушениями законодательных норм, что создает для них серьезные юридические угрозы и возможные финансовые потери. Об этом CNews проинформировали в LDM.
В основу исследования легли ответы более 500 специалистов, а также 40 детальных бесед с представителями компаний, где работает от 100 до 60 тысяч человек. В опросе участвовали предприятия из сфер промышленности, энергетики, торговли, строительства, здравоохранения, информационных технологий и образования.
Должности представителей компаний, которые приняли участие в исследовании
Наиболее частым решением по-прежнему является применение сервисов кадрового электронного документооборота (КЭДО). Их стремительное развитие и обогащение функций в последнее время привело к тому, что бизнес стал расценивать внедрение КЭДО как автоматическое решение и для задач архивного сохранения данных. Однако системы электронного оборота изначально заточены лишь на текущие операционные процессы и не включают обязательные архивные процедуры. В результате на протяжении всего срока хранения не соблюдаются требования закона.
Результаты опроса: как и где хранят кадровые документы отечественные компании
Антон Жуков, менеджер по развитию продуктов LDM: «Мы наблюдаем, как рост рынка КЭДО породил ложное чувство защищенности. Но с позиций архивного права, КЭДО не гарантирует ни установленного процессуального порядка, ни долгосрочной проверки подписи, ни необходимых метаданных. Через несколько лет компании столкнутся с огромным массивом документов, легитимность которых придется подтверждать постфактум».
Согласно данным интервью, 45% организаций не осведомлены о рисках долгосрочного хранения и не намерены заниматься этой проблемой. Еще 30% изучали вопрос при запуске КЭДО, но не видят необходимости менять текущую практику. Лишь четверть опрошенных полностью понимает все нормативные требования; часть из них планирует внедрять системы электронного архивного хранения, а небольшой процент компаний уже перешел на подобные решения.
Результаты опроса: большинство респондентов полагают, что хранение документов в КЭДО — это и есть юридически корректный архив.
В предстоящие годы нормативное регулирование в области долговременного сохранения электронных документов будет последовательно ужесточаться. Росархив уже объявил о намерениях расширить требования к форматам, процедурам проверки подлинности и управлению электронными архивами.
Большинство опрошенных отметили, что не анализируют правовые угрозы. Сложность пока не кажется острой, поскольку запросы на документы поступают нечасто: в среднем менее десяти случаев ежегодно. Но уже в ближайшие три-пять лет компании столкнутся с проблемами при проверке подлинности оригиналов и будут вынуждены запускать затратные процессы по узакониванию накопленных данных.
Ян Савельев, руководитель Аналитического центра РОСЭУ: «Правовое регулирование в области электронного архивного дела совершенствуется поэтапно, и организациям важно заблаговременно принимать это во внимание. Если кадровая документация хранится с нарушением требований Росархива, через несколько лет могут появиться серьёзные трудности: от проблем с подтверждением её достоверности до дополнительных финансовых затрат на восстановление или легализацию уже собранного массива. Для бизнеса это вопрос не только возможных санкций, но и долгосрочной стабильности: чем раньше создан правильно организованный архив, тем ниже потенциальные риски в перспективе».
По мере роста объёмов цифровых документов регулятор будет вводить более строгие и детализированные нормы, что потребует от организаций формализации процедур и обеспечения как технической, так и юридической сохранности информации на длительный срок.
Юрий Маслов, коммерческий директор «КриптоПро» и член Ассоциации РОСЭУ: «В области архивного хранения электронных документов сложилась парадоксальная ситуация: технологическое развитие обгоняет нормативное регулирование. Программно-технические решения для долговременного хранения электронных документов, заверенных цифровой подписью, уже созданы и применяются, тогда как соответствующие регламенты, стандарты и протоколы ещё только обсуждаются в экспертных сообществах, профильных комитетах и государственных ведомствах. Это говорит о том, что необходимость в «архивной» электронной подписи существует уже сегодня, и её удовлетворение становится крайне важной и неотложной задачей».
