RPA без программистов: как финансовый директор роботизировал учетные операции
В отечественном бизнесе до сих пор бытует мнение, что внедрение роботизации — это дорого и требует обязательного участия IT-службы. Практика финансового директора ООО «Сертоловские коммунальные системы» Олега Пронько опровергает этот стереотип. Не обладая знаниями в области кодирования и не привлекая IT-специалистов, он собственными силами внедрил RPA-систему и разработал свыше десяти программных роботов.
Истоки проекта: проблемы и выбор инструмента
Даже при использовании «1С» многие ключевые операции по-прежнему нуждаются в ручном выполнении. Сотрудники финансового блока тратят много часов на закрытие счетов, верификацию информации и подбор классификаторов для тендеров. Это не только расходует ресурсы, но и неизбежно повышает вероятность неточностей в отчетных документах.
СКС оказалась в типичной для средних предприятий ситуации: автоматизировать рутину было поручено некому. Штатного IT-подразделения не существовало, а единственный сисадмин был перегружен иными обязанностями. Толчком к действию послужила реклама платформы Puzzle RPA. Олег сравнил две системы и остановился на той, интерфейс которой показался ему более дружелюбным.
От пробного робота к полноценной автоматизации
«Собирать робота из готовых блоков — идея не нова. Однако начать без помощи эксперта, разобраться в платформе с нуля — задача непростая», — делится Олег. Основную трудность на первом этапе представляло не построение логики, а освоение функционала отдельных модулей. Он подчеркивает, что без вводной сессии со специалистом Puzzle RPA, в ходе которой был создан первый робот, преодолеть начальный барьер было бы значительно тяжелее.
Несмотря на сложности, пилотный робот для подбора кодов ОКПД доказал свою эффективность, взяв на себя 95% задач. Это освободило время как для бухгалтера, так и для специалиста по закупкам. Ключевым достижением стала не просто экономия часов, а построение более отказоустойчивой системы. «Роботы не упускают детали. Случается, что из-за аврала какие-то действия пропускаешь. А они — никогда», — поясняет Олег.
Удачный старт позволил расширить проект. На текущий момент в компании функционирует более десяти роботов, в числе которых:
- Автоматизированный помощник для контроля закрытия отчетных периодов. Осуществляет сверку счетов 62.02 и 76.АВ, корректируя неточности, вызванные ошибочными банковскими выписками.
- Робот для заверения документов. Ставит электронные подписи на комплекты документов в государственных информационных системах.
- Робот для аудита и корректировки информации. Проверяет и дополняет обязательные поля в договорах перед созданием авансовых счетов-фактур и завершением отчетного периода.
С какими сложностями можно столкнуться
Опыт Олега также включает реалистичную оценку технологии. Он честно делится возникающими трудностями:
- Трудности описания бизнес-процессов. «Это не та работа, которую можно начать без подготовки. Необходимо приобрести определенные навыки. Важно разобраться, как построить алгоритм и как объяснить роботу то, что человек воспринимает визуально».
- Непрерывная потребность в сопровождении. Роботы не функционируют по принципу «запустил и оставил». Любые обновления в 1С или связанных системах нуждаются в тестировании и, как правило, в модификации самих роботов. Это делает автоматизацию постоянной деятельностью, а не единичной инициативой.
- Потребность в дополнительных знаниях. Для разработки надежных роботов пришлось изучить основы HTML — не для дизайна, а для точного управления элементами веб-страниц. Эти навыки помогают избежать ошибок при малейших изменениях в интерфейсе.
Эффект от внедрения RPA
Практика Олега Пронько доказывает: технологии RPA по силам средним компаниям. Наибольшую отдачу приносят рутинные операции: работа в «1С», контроль данных, обмен с корпоративными платформами.
Проблемы появляются при автоматизации процессов, завязанных на внешние сервисы, где часто обновляется интерфейс. Однако и эти задачи выполнимы при условии технической поддержки и открытости к обучению. Чтобы ускорить внедрение, можно поручить создание роботов специалистам Puzzle RPA.
Следующая цель финансового директора — автоматизировать рассылку актов сверки. Его опыт подтверждает: стартовать лучше с простых операций, где автоматизация дает немедленный и очевидный эффект.
