От ежедневных задач к игровому подходу: как FM Logistic привлекла 7000 работников и утроила эффективность через HRM-платформу
Компания FM Logistic в сфере логистики — это множество сотрудников, сотни операций и огромные расстояния между объектами от Санкт-Петербурга до Владивостока. Здесь каждый процесс рассчитан по минутам, однако коллеги из различных отделений редко взаимодействуют напрямую. Перед организацией возникла цель сплотить коллектив в виртуальной среде — не через принуждение, а через искренний интерес. Так был создан корпоративный портал, куда заходят добровольно: чтобы узнать новости, пройти обучение, оперативно найти данные, инициировать рабочий процесс, поучаствовать в соревновании или обменять накопленные очки на фирменную продукцию.
День рождения платформы
Реализация проекта велась с декабря 2022 года по июнь 2025 года. Новая платформа настолько понравилась персоналу, что они сами дали ей название — PRO FM, а затем предложили отмечать её день рождения. Так в компании появился дополнительный корпоративный праздник — День портала, который теперь ежегодно празднуют в апреле. Расскажем, как удалось добиться такого уровня вовлечённости.
Сложность: множество разрозненных инструментов для повседневных задач в крупной организации
До 2022 года российское подразделение FM Logistic использовало глобальные системы: корпоративная почта была на общем для группы иностранном сервисе, а для различных HR-задач применялись отдельные программы. На деле эти решения функционировали лишь отчасти — многие процедуры не учитывали российские особенности, а некоторые сервисы со временем и вовсе перестали быть доступны.
Внутренние коммуникации были разобщены: ссылки на необходимые ресурсы хранились в файлах, шаблоны — в электронных письмах, показатели эффективности — в бесконечных таблицах Excel. У сотрудников отсутствовало единое рабочее пространство, а у HR-специалистов не оставалось времени на совершенствование процессов — все силы уходили на рутинные ручные операции.
При необходимости перевода IT-инфраструктуры на отечественные решения, в FM Logistic приняли решение о создании стабильной внутренней системы, способной объединить сотрудников, бизнес-процессы и сервисы.
«Нашей целью был не просто информационный ресурс, а единая точка входа для всех рабочих процедур — от повышения квалификации до подачи служебных запросов», — поясняет Дарья Кочкина, Руководитель группы обучения и развития персонала.
Выбранный подход: «Битрикс24» в качестве фундамента, K-team для расширения возможностей
При выборе платформы для новой системы FM Logistic ориентировалась на надёжное решение с возможностью глубокой адаптации и интеграции. Таким решением стал «Битрикс24» — платформа с гибкой архитектурой и проверенной репутацией.
Партнёр по внедрению, группа «КОРУС Консалтинг», предложила дополнить базовый функционал собственным продуктом — решением K-team HRM. Это набор HR-модулей и готовых бизнес-сценариев, разработанных для нужд крупного бизнеса. Совместное использование этих инструментов позволило в сжатые сроки запустить пилотную версию, сохранив возможности для дальнейшей настройки.
Уже спустя несколько месяцев был представлен первый рабочий прототип портала, объединивший новостную ленту, организационную структуру, контакты, личный кабинет и быстрый доступ ко всем необходимым приложениям.
Затем начался ключевой этап — развитие MVP в целостную цифровую HR-экосистему, где каждый процесс стал элементом единой рабочей среды.
Первое знакомство сотрудников с корпоративным порталом
С самого начала портал задумывался командой FM Logistic как цифровая штаб-квартира компании — пространство для решения рабочих задач и получения вдохновения.
При входе на портал пользователь попадает на главную страницу — центральный хаб и отправную точку. Здесь в одном месте собраны все ключевые элементы: виджет с быстрым доступом к корпоративным сервисам (обучение, ЭДО, IT-поддержка, заявки на доступы), универсальный поиск и интерактивные блоки с текущими событиями.
Особое место занимает новостной раздел — корпоративная лента, функционирующая по принципу социальной сети. Сотрудники могут выражать одобрение, комментировать публикации, использовать хештеги. Каждое подразделение имеет возможность публиковать свои новости, а встроенный визуальный редактор с шаблонами упрощает подготовку материалов.
В разделах «Коллеги» и «Оргструктура» можно моментально найти любого сотрудника — от менеджера до руководителя направления. Это особенно ценно для географически распределённой команды.
Далее — личный кабинет сотрудника. Это персональное пространство, где собраны данные о ДМС, сведения о руководителе и заместителях, есть возможность актуализировать личную информацию, указать интересы и профессиональные навыки.
Раздел «Именинники» напоминает о днях рождения коллег, а «Доска почёта» — это площадка для признания успехов сотрудников и команд.
Для удобного поиска информации создан раздел «Сервисы» — единый каталог ссылок, документов и полезных ресурсов, который избавляет от необходимости искать нужное в потоках писем.
И, конечно, соревнования — это первоначальный элемент геймификации на платформе. Фотоконкурсы, челленджи и розыгрыши с наградами послужили инструментом для привлечения персонала к активностям внутри корпоративного портала.
Как привлечь тех, кому недоступен смартфон
Наиболее сложным вызовом для инициативы оказались условия труда на складских комплексах. Согласно требованиям охраны труда, использование мобильных устройств на рабочих местах категорически воспрещено — нельзя терять бдительность, когда вокруг перемещается оборудование и поднимаются многотонные грузы. Каким образом вовлечь тех, у кого нет доступа к мобильному приложению?
Ответом стал комбинированный метод. В складских помещениях разместили компьютеры для бригадиров — общие терминалы, с которых можно войти на портал, пройти инструктаж или оставить обратную связь. В учебных зонах организовали классы с ноутбуками, где работники изучают курсы, включаются в программы профессионального роста или просто узнают о новых сервисах организации.
Для желающих использовать личные устройства доступ предоставлен из дома — многие заходят на платформу после работы, чтобы выполнить задание, присоединиться к состязанию или почитать корпоративные новости.
Однако ключевым стало создание FM Logistic такого контента, ради которого хочется зайти не по обязанности, а из личного интереса: рейтинги активности, обучающие материалы, конкурсы и события из жизни компании.
Теперь портал PRO FM выполняет роль связующего звена между офисными и складскими командами, объединяя весь коллектив в единой цифровой среде.
HR-модули: от бесконечных таблиц к ценным инсайтам
Следующей масштабной целью стала автоматизация HR-направления. После внедрения портала команда преобразовала основные этапы HR-цикла — от определения целей и оценки до найма и введения в должность — в логичные и отслеживаемые цифровые процедуры.
Постановка целей и ключевые показатели
Этот модуль создан на платформе K-team HRM и адаптирован под специфическую систему FM Logistic. В единой карточке работника объединены корпоративные задачи (с чёткими долями по бизнес-направлениям/должностям) и индивидуальные цели, согласованные с руководителем. Процентные доли и статусы обновляются автоматически, что минимизирует человеческие ошибки.
Весь процесс полностью прозрачен на всех уровнях: сотрудник — менеджер — HR-специалист — интеграция с финансовой системой для начисления премий. HR-отдел через административную панель задаёт принципы и процентные соотношения для различных ролей; в отчётах отображается прогресс по каждому отделу.
Итог — примерно 2 000 карточек с KPI для офисных специалистов в системе (ранее их дважды в год вручную заносили в таблицы Excel).
Ежегодные встречи (оценка и профессиональный рост)
Группа «КОРУС Консалтинг» совместно с FM Logistic подготовила инновационное решение для проведения встреч по развитию с сотрудниками компании. Модуль получил название «Ежегодные диалоги».
Процесс оценки выстроен по принципу 360 градусов: включает самоанализ сотрудника и оценку непосредственного руководителя (а при необходимости — и профильного менеджера). В форме отмечаются актуальные компетенции, профессиональные устремления, а также составляется персональная дорожная карта развития (ИПР).
Финальная стадия — калибровка с использованием матрицы потенциала и эффективности: она выявляет зоны высокого потенциала, определяет необходимые меры и направления обучающих программ. Панель HR-аналитики отображает текущий статус каждого сотрудника и компетенции, требующие развития.
Адаптация и профессиональный рост
Это автономный блок в рамках системы K-team HRM.
Новичок включается в готовый сценарий адаптации: для него, его наставника и HR-специалиста определены последовательные шаги. Бот отправляет напоминания о встречах и задачах, собирает обратную связь через опросы и предоставляет аналитику прохождения каждого этапа.
Обучение сочетает обязательные очные программы (охрана труда и техника безопасности) с дистанционными форматами (электронные курсы, тестирования, база знаний). Все материалы доступны в едином интерфейсе, а прогресс отслеживается системой.
Рекрутинг и внутренние перемещения
Запросы на подбор персонала и переводы внутри компании команда «КОРУС Консалтинг» автоматизировала с помощью смарт-процессов «Битрикс24», настроив индивидуальные маршруты согласований для разных уровней и должностей. Это обеспечивает полную прозрачность: визуализацию этапов на канбан-доске, оповещения о статусах и напоминания ответственным лицам.
Игра, покорившая коллектив
После отладки ключевых процессов команда сделала следующий шаг — преобразовала портал в место, куда хочется заходить не только по рабочим вопросам. Так в PRO FM появились игровые механики — и они стали основным двигателем вовлечённости.
Теперь на портале всё устроено по игровым принципам: активность поощряется баллами, которые можно обменять в фирменном магазине с мерчем. Баллы начисляются за участие в активностях, публикацию предложений, комментарии, выдающиеся рабочие результаты и трудовой стаж.
Всё началось с несложных заданий и фотосоревнований, а переросло в полноценные корпоративные инициативы.
Примеры активностей:
- «Угости коллег блинами» — к Масленице участники публиковали рецепты и фотографии своих угощений.
- «Создай ёлочную игрушку» — предновогодний творческий марафон.
- «Соревнование мемов о качестве» — лучшие работы стали стикерами и наклейками для ноутбуков.
Сотрудники с энтузиазмом участвуют, голосуют, обсуждают и состязаются — а HR-департамент фиксирует многократный рост активности на портале.
Документооборот и стандарт ISO 9001: от хаоса к системе
Когда ежедневное использование портала вошло в привычку, пришло время для одной из самых сложных задач — систематизации документооборота. До внедрения PRO FM регламенты и инструкции хранились в разрозненных папках и версиях, согласования велись по электронной почте, а поиск нужного документа занимал много времени.
На обновленной платформе все процессы выстроены в строгой последовательности. Внедрен единый реестр документов с готовыми шаблонами и предустановленными маршрутами визирования. Каждая операция следует индивидуальному пути утверждения — от создателя до ответственных лиц.
Реализована комплексная система контроля версий: обновленный файл автоматически замещает предыдущий, а в архиве сохраняется полная хронология правок. Соответствующие отделы оперативно получают оповещения о текущих документах, что позволяет всегда быть в курсе последних редакций.
Такая организация позволила FM Logistic не просто систематизировать работу, но и привести процессы в соответствие со стандартом ISO 9001 — с открытым контролем версий и фиксацией фактов ознакомления.
Итог впечатляет: процедуры согласования ускорились втрое, а сам процесс стал контролируемым, понятным и полностью перешел в электронную форму.
Деловой результат: показатели, атмосфера, прогресс
Запуск портала PRO FM на основе Битрикс24 и K-team HRM быстро перерос границы кадрового проекта — платформа превратилась в значимый элемент эффективности для всего предприятия.
Достижения:
- Процессы визирования и документооборота ускорились в 3 раза.
- Более 2 000 ежегодных оценочных бесед проведено в новом цифровом виде.
- На 65% увеличился охват сотрудников корпоративными материалами.
- 2 000 карт ключевых показателей полностью переведены на автоматический режим.
Воздействие:
Автоматизация рутинных операций позволила HR-службе высвободить ресурсы для решения стратегических задач — аналитики, обучения и развития кадров. Сотрудники стали чаще участвовать в корпоративной деятельности, а вовлеченность повысилась не только благодаря игровым механикам, но и за счет чувства открытости и доступности данных.
PRO FM стал катализатором изменений за пределами HR: теперь другие службы также начинают переносить свои операции на портал — от подачи заявок до контроля качества.
«Как только мы автоматизировали кадровые процедуры, к нам обратились коллеги из других отделов: “А нам можно так же?”» — рассказывает проектная команда.
Перспективы HRM-платформы FM Logistic
Портал PRO FM продолжает эволюционировать — уже не как отдельная инициатива, а как динамичная среда, развивающаяся вместе с компанией.
На ближайшую перспективу у HR-департамента масштабные замыслы. В приоритете — улучшение мобильного доступа через специальное приложение.
Следующая цель — активное внедрение внутреннего мессенджера на платформе и запуск ИИ-помощника, который будет оперативно отвечать на вопросы сотрудников, помогать в обучении и адаптации.
И, безусловно, игровые элементы остаются: появятся новые форматы соревнований, поощрений и способов вовлечения. В FM Logistic уже на собственном опыте убедились — когда людям нравится «играть», они с большим интересом развиваются и трудятся сообща.
■ Материал подготовлен при поддержкеerid:2W5zFH5pJ16Компания-партнер: ООО «1С-Битрикс»ИНН/ОГРН: 7717586110/5077746476209Официальный сайт: https://www.bitrix24.ru/
