Как ITAM-системы позволяют упорядочить ИТ-активы компании

Вложение средств в автоматизацию контроля ИТ-активов — это стабильная общемировая тенденция. Согласно прогнозам Mordor Intelligence, к 2029 году мировой рынок решений для управления ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM) вырастет до 2,68 млрд долларов, демонстрируя среднегодовой рост на уровне 6,3%. Российский бизнес внедряет ITAM не просто следуя моде, а для достижения ясности и сокращения издержек: автоматизированный учет и контроль активов помогает предотвратить излишние покупки, нерациональное использование техники и неучтенные расходы. Эксперты Gartner полагают, что использование ITAM-систем способно снизить затраты на ИТ-ресурсы до 20%. На отечественном рынке этот подход обрел новое воплощение в продукте Tikitrik Asset Management от «Рикитлаб». Решение разработано специалистами, имеющими многолетний опыт как со стороны клиентов, так и со стороны поставщиков услуг, что позволило глубоко понять реальные процессы эксплуатации ИТ-инфраструктуры. В этом материале CNews объясняет, как Tikitrik помогает «обнаружить скрытое» — разыскать утерянное оборудование, выстроить управление его жизненным циклом без неразберихи и лишних трат, а также преобразовать склад из «слепой зоны» бюджета в регулируемый процесс с четкой логикой и конкретными цифрами.

От Service Desk к контролю над активами

Управление активами стало естественным развитием экосистемы Tikitrik, включающей решения для Service Desk (управление циклом обращений сотрудников) и Change Management (контроль изменений в ИТ-среде). В зависимости от зрелости внутренних процессов, организация может внедрять эти системы по отдельности или создавать на их базе единую платформу для управления ИТ. Подобная модульная архитектура является важным преимуществом для компаний, осуществляющих цифровизацию поэтапно.

Генеральный директор «Рикитлаб» Артем Хижний отмечает, что концепция Tikitrik Asset Management родилась из реальных рабочих задач. Специалисты компании долгое время обеспечивали поддержку и обслуживание ИТ-систем, где каждый неучтенный ресурс или недочет в управлении активами оборачивался конкретными финансовыми убытками и сбоями в операционной деятельности. Данное решение — это итог обобщения накопленных знаний, инструмент, который сочетает техническую строгость, ясность для руководства и практичность в ежедневном использовании как для технических специалистов, так и для руководителей ИТ-отделов.

Tikitrik Asset Management позволяет организациям выстраивать стратегическое управление всем спектром ИТ-ресурсов — от пользовательской и серверной техники до лицензий на программное обеспечение, расходных материалов и даже мобильных номеров. А также экономить как минимум 1 миллион рублей ежегодно на каждую сотню сотрудников — благодаря сокращению издержек и более рациональному планированию закупок.

Жизненный цикл ИТ-активов

Tikitrik Asset Management применяет процессный метод и охватывает все ключевые этапы существования ИТ-активов:

• постановка на учет,
• инвентаризация,
• подтверждение принадлежности,
• мониторинг остатков,
• планирование закупок,
• обновление,
• техническое обслуживание,
• восстановление,
• вывод из эксплуатации.

К основным функциям относятся: понятный учет активов, установление связей между ними, детальная настройка рабочих процедур, расширенный поиск по широкому набору критериев с наглядными отчетами и группировками, создание штрих- и бар-кодов, автоматическая генерация сопроводительных документов и привязка расходных материалов к конкретным активам.

При этом создатели уделяют внимание не только возможностям системы, но и ее скорости, а также удобству для пользователя. Интерфейс Tikitrik Asset Management понятен интуитивно, а высокая отзывчивость платформы гарантирует эффективную работу даже с огромными объемами информации — что критически важно для предприятий, ведущих учет десятков тысяч единиц техники.

Шесть принципов прозрачного учета

Учет ИТ-активов в Tikitrik Asset Management основан на нескольких фундаментальных правилах, которые гарантируют достоверность и полноту информации.

• Классификация. Каждый объект учета обладает моделью и входит в конкретную группу, вид и разряд — это помогает упорядочивать технику и программные средства по единому принципу.
• Способ учета. Объект может учитываться персонально (к примеру, персональный компьютер, дисплей или вычислительный узел) либо в количественном выражении — для массовых предметов, таких как манипуляторы или материалы для офиса.
• Организация данных. Для каждого объекта предусмотрен перечень обязательных характеристик, а также проверочных и справочных полей, которые можно адаптировать отдельно для различных категорий активов.
• Ответственные лица. За каждым закрепленным объектом зафиксирован ответственный работник и, если требуется, непосредственный пользователь — это может быть один человек или разные сотрудники. Если актив является общим, пользователь может не назначаться.
• Местонахождение. Каждый объект привязан к определенной точке — будь то складское помещение, рабочий кабинет или зал для совещаний, что предотвращает появление «бесхозных» единиц.
• Взаимосвязи объектов. Платформа поддерживает установление связей: например, персональный компьютер может быть связан с инсталлированной на нём лицензией, сервер — с виртуальным окружением. Это гарантирует полноту учёта и предотвращает утерю активов и повторение информации.

В результате подобная система преобразует учёт активов из рутинной процедуры в средство стратегического контроля ресурсами:

1. Все объекты — от компьютеров и серверов до офисных принадлежностей — отображаются в общей системе с чётким указанием места нахождения, ответственных лиц и текущих состояний.
2. Специализированные отчёты и механизм оповещений позволяют избежать ненужных приобретений и случаев, когда оборудование «пропадает из виду».
3. Благодаря контрольным отметкам и статусам можно отслеживать, когда объект нуждается в обслуживании или обновлении, а лицензия или абонемент — в возобновлении.
4. Журнал изменений и привязка к ответственным сотрудникам и пользователям формируют понятную систему подотчётности — это полезно для внутренних ревизий и внешних проверок.
5. Возможность объединять активы в связанные группы исключает дублирование и упрощает управление зависимостями — например, позволяет видеть, какие лицензии закреплены за каким оборудованием или как сетевое оснащение взаимодействует между собой.
6. За счёт унификации данных и мгновенных фильтров поиск требуемого актива, его передача или вывод из эксплуатации занимают считанные секунды. Это снижает затраты труда и ускоряет реакцию на внутренние потребности.

Карточка актива — все операции в одном интерфейсе

Карточка актива — ключевой компонент Tikitrik Asset Management, где собрана вся информация, относящаяся к конкретному учётному объекту. Она разработана с расчётом на максимальную наглядность при минимальном взаимодействии: всё необходимое для работы доступно в едином окне без переключения между разделами.

В верхней области карточки представлены основные опознавательные данные:

• наименование актива (категория, разновидность, изготовитель, модель и артикул),
• серийный и инвентарный номера,
• состояние (новый, в эксплуатации, на проверке, неисправен и др.),
• местонахождение,
• ответственное лицо и непосредственный пользователь, которые могут не совпадать. К примеру, техника может быть закреплена за начальником подразделения, но фактически применяться другим работником, либо быть коллективной — для переговорной или общего пространства.

Далее отображается срок службы актива и блок контрольных отметок. Они помогают отслеживать этапы существования устройства: время использования, дату постановки на учёт, последнего техобслуживания, окончания гарантии или действия лицензии. Если срок подходит к концу, система автоматически подсвечивает актив и оповещает о требуемых мероприятиях.

Затем следует раздел с информационными атрибутами. Их набор конфигурируется для каждого вида активов, обновлять и редактировать их можно непосредственно в карточке, без перехода в отдельные окна.

Ключевой раздел — связанные объекты. В нём отображаются элементы, которые связаны функционально или физически: например, ноутбук и активированная на нём лицензионная программа.

Карточка предоставляет возможность выполнять все ключевые операции:

• изменять статус актива или его местоположение,
• назначать нового пользователя,
• добавлять файлы и заметки,
• списывать расходники,
• обновлять контрольные отметки и информационные поля,
• управлять связями между объектами,
• запускать рабочие процедуры.

Все операции записываются в журнал изменений, где можно проследить полную последовательность событий — кто, когда и что выполнил с активом. Это необходимо для аудита и внутренних расследований: система исключает возможность «потери» сведений о передаче, ремонте или списании.

Процедуры: от операций с активами до регламентированных сценариев

В Tikitrik Asset Management значимые операции с активом — выдача, перемещение, возврат, ремонт, списание и прочие — осуществляются через регламентированные процедуры. Процедуры можно запускать прямо из карточки актива или из общего перечня через интерактивную панель.

Например, чтобы передать монитор со склада сотруднику, оператор инициирует процедуру «выдача с перемещением»: открывается черновик формы с уже автоматически заполненными данными об активе, выбирается группа, от имени которой действует оператор, и вносятся параметры: итоговое место установки, состояние (к примеру, в использовании), ответственный и при необходимости уточняется пользователь. Система позволяет прикреплять документы, а также включать в черновик процедуры дополнительные активы удобным способом: через корзину, избранное, выбор местоположения или прямой поиск.

Справа отображается схема согласования для данной процедуры, которая настраивается в системе отдельно и может быть адаптирована под конкретную задачу.

После ввода причины (к примеру, номера заявки) процедура инициируется и отображается в общем перечне. Как только техника отгружена, сопроводительная группа фиксирует выполнение своего этапа с опцией оставить примечание (например, номер транспортной документации). Затем задача передаётся ответственному лицу для проверки и утверждения; если правилами предусмотрен акт приёма-сдачи, система запросит его подписание и оповестит участников. После завершения подтверждения все изменения автоматически вносятся в записи активов: корректируются состояние, местонахождение, ответственное лицо и конечный пользователь.

Для ИТ-специалистов создан интуитивный информативный интерфейс с панелью управления и поиском для взаимодействия с процессами, обеспечивающий немедленный доступ для обработки и мониторинга.

Мгновенный поиск и навигация по тысячам активов

Одним из ключевых преимуществ Tikitrik Asset Management является тщательно продуманная система поиска и навигации. Интерфейс построен таким образом, чтобы специалист мог отыскать требуемые активы за считанные секунды, даже при учёте десятков тысяч единиц.

Основной инструмент — это глобальный поиск в реальном времени, работающий по серийному или инвентарному коду: достаточно набрать несколько символов, и система мгновенно сформирует подходящий список объектов.

В разделе поиска можно сразу перейти к детальной карточке актива и выполнить нужное действие.

Поиск групп активов облегчается благодаря дополнительным фильтрам: по категории, виду, модели, названию, состоянию, организации, местоположению, ответственному и пользователю, а также моментальной группировке — по классам, статусам, организациям, местам размещения, ответственным или пользователям. Например, можно быстро обнаружить все телевизоры, закреплённые за определённой переговорной комнатой или филиалом, сгруппировав их по ответственным лицам.

При просмотре конкретного места размещения или сотрудника для более точной навигации применяются фильтры и группировки. Активы можно отфильтровать по видам и моделям, а также сгруппировать по классам, местоположению, организациям, ответственным, пользователям или состояниям.

Отдельный режим поиска предназначен для операций по выдаче оборудования. Здесь можно, например, запросить все мониторы доступных моделей на складе, отфильтровать их по размеру или статусу и сразу запустить процесс выдачи.

Благодаря такой архитектуре поиск в Tikitrik не просто помогает найти актив — он превращается в инструмент навигации по всей инфраструктуре, позволяя видеть взаимосвязи, оперативно реагировать на запросы и принимать решения в режиме реального времени.

Отчётность и аналитика в один клик

В Tikitrik Asset Management отчётность интегрирована непосредственно в интерфейс. Всё необходимое для анализа состояния активов доступно операторам и ИТ-руководителям в реальном времени.

Основу аналитических инструментов составляют два набора отчётов: оперативные — для быстрого реагирования и стандартные — для углублённого анализа.

Оперативные отчеты предоставляют актуальные данные для анализа текущей ситуации и принятия мер по управлению активами, а также для реагирования на возможные сложности: например, при несвоевременном возврате активов или отсутствии ответственных лиц, при приближении контрольных сроков, при рисках, связанных с запасами, и в других подобных случаях.

К примеру, отчет «Контроль остатков» применяется для анализа складских запасов и формирования плана закупок.

В этом отчете выводятся остатки по выбранным позициям с установленными пороговыми значениями, сгруппированные по складам. Доступна детальная фильтрация: можно выбирать группы складов, определенные позиции, организации и оценивать, где запасы находятся на критически низком уровне, а где наблюдается их излишек. Отчет помогает вовремя обнаружить риск нехватки ресурсов и принять решение о дополнительной закупке или перемещении материалов между площадками и складами.

Стандартные отчеты дают возможность отслеживать баланс и стоимость активов, анализировать их по разным критериям, выявлять неиспользуемое или неэффективно применяемое оборудование, проблемные и излишне выданные активы, планировать обновление парка техники, продление подписок, сервисной поддержки и гарантий, контролировать активы коллективного пользования, анализировать списание расходников, ремонтные работы и закупки на основе рабочих процессов.

Каждый отчет также поддерживает широкий набор гибких фильтров, позволяющих сформировать нужную выборку данных для оценки текущего состояния инфраструктуры и планирования её изменений. Стандартные отчеты позволяют экспортировать информацию в формат CSV для последующей работы в Excel или BI-системах. Выгрузка данных также доступна непосредственно из процессов и запросов: информацию можно экспортировать прямо из результатов поиска.

Стандартный отчет «Использование активов» помогает оценить эффективность эксплуатации различных классов, типов и моделей активов на основе данных о времени их нахождения в определенных статусах и местах размещения. Отчет детально показывает соотношение периодов использования в течение всего срока владения активом, что позволяет анализировать эффективность и принимать обоснованные решения о дальнейших закупках, распределении активов и других управленческих действиях.

Личный кабинет сотрудника

Для сотрудников в личном кабинете создан удобный интерфейс с открытой информацией об активах, за которые сотрудник отвечает или которые использует. Для ускорения обработки и повышения контроля также реализован быстрый доступ к процессам, ожидающим подтверждения, и документам, требующим подписи.

Доступ к истории различных операций помогает пользователям оперативно находить ответы на возникающие вопросы.

Кроме того, сотрудник может проверить наличие необходимых или излишних активов у подчиненных, проконтролировать их подтверждение процессов, возврат активов и подписание документов.

Продуманная система уведомлений

Система оповещений охватывает не только уведомления о событиях, но также включает напоминания и обеспечивает эскалацию оповещений по различным рабочим процессам.

Интеллектуальные автоматизированные службы заранее оповещают и напоминают ответственным лицам о необходимости продления подписок и лицензий, об истечении срока службы активов, о потребности в техническом обслуживании, а также о различных рискованных ситуациях: истощении запасов, возникновении задолженностей или появлении активов без назначенных ответственных.

Такая продуманная система гарантирует надлежащий уровень контроля в управлении активами.

Гибкая конфигурация без программирования

Широкий спектр доступных параметров позволяет адаптировать систему под требуемые структуры активов, выстроить практичные процессы, распределить обязанности, назначить права и роли без дополнительных затрат на программирование. Детальные настройки делают управление активами комфортным и результативным.

Внедрение за один месяц

Внедрение Tikitrik Asset Management — это пошаговый процесс, организованный для быстрого перехода компании от подготовки информации к полноценному управлению ИТ-активами. На начальном этапе команда проводит аудит инфраструктуры и собирает исходные сведения, затем формирует структуру учёта активов со всеми необходимыми характеристиками, настраивает процессы и роли. После этого система тестируется в пилотной среде, выполняется перенос данных и обучение персонала.

Подход Tikitrik — это понятная методология и чёткое разграничение зон ответственности между клиентом и внедренческой командой. Это помогает снизить риски, ускорить запуск и обеспечить, чтобы система сразу начала работать в соответствии с реальными бизнес-процессами компании, а не по «шаблонной» схеме. В среднем внедрение Tikitrik Asset Management занимает 30 дней — от первоначального аудита и настройки серверов до миграции данных и ввода в промышленную эксплуатацию.

■ Рекламаerid:2W5zFHF32tYРекламодатель: ООО "Рикитлаб"ИНН/ОГРН: 7728495760/1207700002730Сайт: https://rikitlab.com Краткая ссылка