Олег Пашинин, «Росатом», — О запуске электронного архива и новых возможностях хранения контента
В конце 2025 года в «Росатоме» начала постоянно функционировать новая Единая отраслевая система «Централизованный электронный архив» (ЕОС ЦЭА), относящаяся к категории систем хранения электронных документов (СХЭД). На мероприятии «Архивы-2025» ЕОС ЦЭА удостоилась награды в номинации «Лучший корпоративный архив». Детали реализации проекта раскрыл руководитель профильного подразделения отраслевого партнера «Росатома» Олег Пашинин.
CNews: Какие факторы послужили основой для запуска проекта?
Олег Пашинин: Государственная корпорация «Росатом» занимает передовые позиции в сфере электронного документооборота в России. Единая отраслевая система электронного документооборота (ЕОСДО) корпорации начала работу в 2010 году и с тех пор непрерывно совершенствовалась. В 2023 году компания мигрировала с иностранного вендорского продукта на собственное импортонезависимое решение «Атом.Контент». На сегодняшний день ЕОСДО охватывает свыше 200 организаций атомной отрасли, а количество пользователей превышает 125 тысяч человек.
В настоящее время в системе электронного документооборота корпорации хранится более 350 миллионов объектов, и ежегодно их число возрастает примерно на 30%. В ЕОСДО сейчас создаются электронные документы с длительными сроками хранения, вплоть до постоянного. Можно ожидать, что в ближайшем будущем значительная доля новых документов будет формироваться в электронном виде. В связи с этим руководство управления документационного обеспечения «Росатома» совместно с ИТ-блоком корпорации и Центральным архивом атомной отрасли пришли к выводу о необходимости срочной организации архивного хранения электронных документов. Так, в 2022 году корпорация инициировала проект по созданию Единой отраслевой системы «Централизованный электронный архив» (ЕОС ЦЭА).
CNews: В медиапространстве редко встречаются сообщения о внедрении СХЭД в крупных корпорациях. Российское законодательство, касающееся архивного хранения электронных документов, пока не до конца проработано. Как вам удавалось решать неопределенные вопросы?
Олег Пашинин: После того как проект ЕОС ЦЭА стартовал в 2023 году, Росархив выпустил приказ № 77, который утвердил действующие сегодня «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». В них четко прописана обязанность хранить документы в СХЭД отдельно от СЭД, а также зафиксированы ключевые принципы учета и работы с архивными электронными документами. Этот нормативный акт не дает ответов на все вопросы, которые волнуют экспертное сообщество. Однако у «Росатома» имеется значительный собственный опыт в этой сфере — Центральный архив атомной отрасли, созданный в 2009 году и ставший правопреемником Центрального архива легендарного Минсредмаша с 80-летней историей. Внутри корпорации действует отраслевая система управления архивной функцией, включая нормативную базу, соответствующую актуальным требованиям законодательства об архивном деле. На базе отраслевого центра дополнительного образования организовано повышение квалификации архивистов с обязательной проверкой их производственно-технических знаний и навыков. Ежегодно проводится отраслевая конференция, посвященная актуальным вопросам архивного дела. Весь накопленный в этой области опыт, а также наша многолетняя экспертиза в автоматизации делопроизводства легли в основу решений, принятых при создании системы. По тем моментам, которые требовали уточнений, направлялись запросы в Росархив.
CNews: Какие новые возможности открываются перед корпорацией с запуском ЕОС ЦЭА?
Олег Пашинин: Работа с электронными документами (ЭД) в атомной отрасли началась задолго до того, как стартовал проект ЕОС ЦЭА. У госкорпорации «Росатом» есть собственный Удостоверяющий центр АО «Гринатом», который впервые получил аккредитацию в октябре 2011 года. На сегодняшний день его услугами пользуются более 350 организаций и предприятий отрасли. Корпорация готовилась к массовому переходу на электронные подлинники. Запуск проекта по долгосрочному хранению электронных документов позволил начать этот процесс уже в 2024 году. Тогда был осуществлен перевод в электронный вид приказов и распоряжений, а на следующий год — протоколов и перечней поручений генерального директора. В настоящее время 82 % таких документов являются электронными.
Единая отраслевая система централизованного электронного архива (ЕОС ЦЭА) дает возможность сохранять электронные документы из любых ведомственных информационных систем корпорации. Исходные системы способны отправлять документы как на временное, так и на долгосрочное хранение. В структуру ЕОС ЦЭА включена подсистема технологического репозитория, которая позволяет системам сохранять лишь содержимое, оставляя всю метаинформацию объектов у себя.
Данное решение способствует снижению нагрузки на основную систему электронного документооборота компании — ЕОСДО. За пятнадцать лет эксплуатации в ней накопился значительный объем документов, и размер базы данных уже достигает почти 30 терабайт. После переноса ЕОСДО на российскую платформу нам удалось улучшить производительность системы документооборота, однако постоянный рост числа документов создает риск достижения предела ее возможностей. Внедрение системы хранения электронных документов (СХЭД) инициирует процессы перемещения документов на оперативное и архивное хранение, а также удаление документов с истекшими сроками хранения, что облегчает работу ЕОСДО.
CNews: Насколько плотно интегрирована ЕОС ЦЭА с ЕОСДО?
Олег Пашинин: На уровне бизнес-процессов между этими системами налажена сквозная интеграция. В декабре 2025 года в ЕОС ЦЭА были подготовлены проекты номенклатуры дел для организаций отрасли на 2026 год. Экспертные комиссии (ЭК), в которые входят сотрудники организаций по ключевым направлениям деятельности, могли прямо в ЕОС ЦЭА проверить правильность сформированных проектов и при необходимости внести замечания. После проверки и доработки проекты номенклатур дел в ЕОС ЦЭА по бизнес-процессу были отправлены в ЕОСДО и включены в автоматически созданные протоколы заседаний экспертных комиссий с результатами согласования членами ЭК, после чего утверждены руководством в ЕОСДО. Утвержденная номенклатура дел как документ автоматически направляется обратно в ЕОС ЦЭА и формируется в соответствующее дело. А из ЕОС ЦЭА в виде справочника она передается в ЕОСДО, где используется для выбора дел с целью размещения в них документов.
Весь процесс работы с документами осуществляется в ЕОСДО. Однако когда документ достигает определенной стадии жизненного цикла (например, приказ зарегистрирован), он помещается в оперативное хранилище ЕОС ЦЭА. При этом в ЕОСДО у пользователя сохраняется доступ к документам, в жизненном цикле которых он участвовал, на весь срок хранения документа непосредственно через интерфейс системы.
В ЕОС ЦЭА реализована функция экспертизы ценности документов (ЭЦД). Согласно отраслевым нормам, процедура ЭЦД проводится через три года после завершения делопроизводства. Функционал ЭЦД позволяет формировать проекты описей и актов о выделении документов к уничтожению, которые, как и номенклатуры дел, после проверки членами ЭК передаются в ЕОСДО для включения в протокол заседания ЭК и утверждения руководством организаций. Последующие действия по передаче на архивное хранение или уничтожению документов выполняются уже в ЕОС ЦЭА.
CNews: Оперативное хранение — традиционная функция СЭД. Зачем понадобилось делать оперативное хранилище в ЕОС ЦЭА?
Олег Пашинин: Действительно, до внедрения централизованного архива оперативное хранилище входило в состав ЕОСДО. Однако электронные документы формируются не только в ЕОСДО, но и в других отраслевых информационных системах, например, в системах управления персоналом, закупочной деятельности и так далее. Согласно установленным требованиям, все управленческие документы, возникающие в ходе деятельности, независимо от их вида и уровня доступа, должны быть объединены в дела по типам и срокам хранения в соответствии с единой учетной системой — номенклатурой дел организации. Экспертизе ценности подлежат все документы, входящие в документальный фонд организации, своевременно. За исключением ЕОСДО, в других информационных системах не предусмотрена функциональность для создания и ведения номенклатуры дел, формирования документов в дела и их хранения согласно этой номенклатуре, а тем более для электронного цифрового документооборота. Поэтому было решено передать все эти задачи в ЕОС ЦЭА.
ЕОС ЦЭА разрабатывалась как единая система хранения электронных документов для всех информационных систем «Росатома». Создание единого оперативного хранилища в СХЭД позволяет собирать документы из разных информационных систем в одно структурированное хранилище в рамках номенклатур дел организаций. Для ряда информационных систем также существует необходимость как можно раньше передавать контент в СХЭД, чтобы освободить собственные ресурсы.
CNews: Приводит ли перенос оперативного хранилища из ЕОСДО в ЦЭА к дублированию документов? Ведь сотрудники продолжают активно работать с документами в ЕОСДО. Как решается данная проблема?
Олег Пашинин: Дублирования не происходит. Сотрудники компании продолжают работать с документами в ЕОСДО — они ищут, открывают и связывают их с новыми документами. Делопроизводители и архивисты работают с теми же документами в ЕОС ЦЭА. При этом как пользователи ЕОСДО, так и пользователи ЕОС ЦЭА имеют дело с одним и тем же контентом.
Такую архитектуру удалось реализовать благодаря использованию единой платформы в обеих системах. ЕОСДО и ЕОС ЦЭА построены на базе одной и той же платформы разработки корпоративных приложений — «Атом.Платформы». Ее функциональность предоставляет широкие возможности для организации хранения контента. Мы спроектировали архитектуру таким образом, что объекты ЕОСДО и объекты ЕОС ЦЭА ссылаются на одни и те же файлы контента. Каждая из систем считает их своими «родными» объектами, распределяя права доступа по собственным правилам. Для такой крупной госкорпорации, как «Росатом», такой подход обеспечивает большую гибкость в работе с документами, позволяя при этом экономить ресурсы хранилищ.
CNews: Существует ли специфика при приеме документов в ЕОС ЦЭА из других систем-источников компании?
Олег Пашинин: Для получения документов из других информационных систем «Росатома» в ЕОС ЦЭА применяется такой же сервис, как и для приема документов из ЕОСДО. В процессе интеграции с этим сервисом происходит обмен сообщениями, подтверждение факта приема документов в ЕОС ЦЭА, а также передача ссылки на объект. После получения ссылки системы-источники могут по необходимости удалить контент у себя, сохранив лишь ссылку на объект в ЕОС ЦЭА.
Формат приема документов является универсальным и включает метаданные, файлы контента и файлы электронных подписей. Метаданные состоят из блока обязательных атрибутов (согласно требованиям правил Росархива) и блока дополнительных атрибутов, характерных для конкретной системы-источника. Это дает возможность находить в ЕОС ЦЭА документы не только по основным, но и по специфическим для информационной системы атрибутам.
При приеме документов из систем-источников ЕОС ЦЭА проверяет соблюдение протокола обмена и правильность заполнения обязательных атрибутов. В случае возникновения ошибки система-источник получает соответствующее уведомление. Контроль за процессом интеграции осуществляется с помощью стандартных средств мониторинга.
В блоке метаданных присутствует атрибут «индекс дела». ЕОС ЦЭА допускает отсутствие индекса дела у документов, поступающих из систем-источников. Для таких документов в ЕОС ЦЭА предусмотрена возможность настройки правил разбора с автоматическим распределением по делам. Эти правила можно задавать отдельно для каждой системы. Если индекс дела не указан, а подходящее правило разбора не найдено, документ в ЕОС ЦЭА передается ответственному сотруднику организации для ручной обработки.
CNews: Какие функции реализованы в ЕОС ЦЭА?
Олег Пашинин: Решение разрабатывалось с учетом Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77, зарегистрированы в Минюсте России 06.09.2023, № 751119) и Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69, зарегистрированы в Минюсте России 20.10.2020 № 60484). В ЕОС ЦЭА реализованы следующие процессы:
- Разработка и поддержка перечня дел для организаций.
- Приём документов для временного хранения.
- Оценка значимости документов, находящихся на временном и постоянном хранении.
- Приём документов для долгосрочного архивного хранения.
- Учёт архивных документов в соответствии с утверждёнными схемами и формами учёта.
- Утилизация документов, срок хранения которых истёк, как в оперативном, так и в архивном режиме.
- Проверка юридической силы документов.
- Инвентаризация и оценка состояния электронных архивных материалов.
- Создание обязательных и дополнительных учётных документов архива.
- Передача материалов на хранение в отраслевые архивы.
- Поиск данных в текущих и архивных хранилищах.
- Выдача документов по поступившим запросам.
- Подготовка ответов на запросы.
- Составление отчётов.
CNews: Какие ключевые аспекты проекта вы бы выделили?
Олег Пашинин: Государственная корпорация «Росатом» представляет собой многопрофильный холдинг, который объединяет активы в энергетике, машиностроении, строительстве и других сферах. В сферу управления госкорпорации входит множество организаций, каждая из которых обладает своей уникальной спецификой. В проект было вовлечено 247 предприятий. Они активно взаимодействуют в рамках единой отраслевой системы документооборота, чья функциональность должна была измениться по итогам проекта. Часть функций «Архивного сценария» ЕОСДО, таких как создание и ведение номенклатуры дел, оперативное хранение, пофондовый учёт архивных документов и другие, планировалось перенести в ЕОС ЦЭА. Это существенно повлияло на ход реализации.
Крупные проекты обычно внедряются поэтапно: сначала пилотный запуск в одной структуре, затем масштабирование на все остальные. В нашем случае внедрение проводилось одновременно во всех организациях, поскольку менялись сквозные процессы работы с документами во всей атомной отрасли.
Разработка ЕОС ЦЭА велась параллельно с перепроектированием процессов ЕОСДО. Одновременно с запуском ЕОС ЦЭА была выпущена новая версия ЕОСДО, включающая значительные изменения в её функциональности.
Для обеспечения требований к нагрузке и масштабам корпоративной СХЭД система была построена на базе «Атом.Платформы». В платформу потребовалось добавить модуль для создания пользовательских интерфейсов и модуль автоматизации бизнес-процессов, после чего началась разработка функциональности самой системы. Эти задачи нужно было решить в рамках имеющихся ресурсов проекта.
Значительный объём работ был связан с реализацией бизнес-процессов, охватывающих различные сценарии создания, рассмотрения и согласования номенклатуры дел, а также проведения экспертизы ценности документов. Процессы ЕОС ЦЭА учитывают особенности различных предприятий отрасли:
- допускается как назначение в подразделениях сотрудника, отвечающего за оперативное хранение документов, так и полное отсутствие такой роли;
- возможно формирование как собственных архивных фондов для каждой компании, так и централизованных архивов для нескольких организаций (ведомственные архивы);
- платформа обеспечивает функционирование экспертных комиссий на уровне подразделений, организаций и ведомственных архивов;
- составление архивных описей может выполняться с применением утвержденной в компании схемы систематизации архивных материалов.
За счет встроенного в систему отраслевого Перечня документов, формируемых в работе госкорпорации и подведомственных ей организаций, ЕОС ЦЭА автоматически отслеживает соблюдение сроков хранения при разработке номенклатур дел и проведении ЭЦД.
Для контроля объемов хранимого контента на каждом предприятии отрасли в рамках ЕОС ЦЭА создана специализированная биллинговая подсистема. Она позволяет вести учет в разных аспектах — по числу документов, объему данных, а также по исходным системам, откуда материалы передаются на хранение.
CNews: Кто выступает в роли пользователей ЕОС ЦЭА?
Олег Пашинин: Ключевыми пользователями ЕОС ЦЭА являются сотрудники, отвечающие за оперативное хранение в подразделениях и организации в целом, а также архивисты. Поскольку часть делопроизводственных функций в госкорпорации «Росатом» передана общему центру обслуживания (ОЦО), в ЕОС ЦЭА также предусмотрена поддержка особенностей работы ОЦО. Ролевая модель дает возможность пользователю системы ЕОС ЦЭА выполнять несколько различных задач внутри одной компании или, напротив, стандартный набор функций для нескольких организаций отрасли.
Большинство работников отрасли не применяют ЕОС ЦЭА для работы с собственными документами. Они взаимодействуют с ними через интерфейс ЕОСДО или других систем-источников.
Для процедуры выдачи документов по официальному запросу дополнительно разработана отдельная подсистема «Читальный зал». Доступ к ней имеют все зарегистрированные пользователи «Росатома», однако с ограниченной функциональностью в рамках выданных материалов. Если сотрудник организации не участвовал в создании или исполнении документа, но по производственной необходимости ему требуется доступ, он может запросить просмотр документов либо в специализированной папке ЕОСДО, либо в «Читальном зале» ЕОС ЦЭА.
CNews: Подробнее расскажите о возможностях архивного хранения, реализованных в системе.
Олег Пашинин: ЕОС ЦЭА охватывает полный набор процессов архивного хранения (АХ). В структуре организации формируется архивный раздел, который включает:
- учетные архивные документы, относящиеся ко всему архиву (журналы учета; книга учета поступлений и выбытия дел и документов; реестр описей дел и документов; паспорт архива), папки для хранения запросов информации и ответов на них, а также архивных отчетов;
- фонд организации, где размещаются учетные документы по конкретному фонду (дело фонда, лист фонда, архивные описи документов на бумажных носителях и архивные описи электронных документов).
Передача документов на архивное хранение происходит на основе экспертизы ценности документов (ЭЦД), которые находятся на оперативном хранении в ЕОС ЦЭА. После проведения ЭЦД создаются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, причем отдельно для бумажных носителей и отдельно для электронных. В ЕОС ЦЭА предусмотрена возможность рассмотрения проектов сформированных описей и актов членами ЭК организации. Они могут оставлять замечания и получать доработанные версии непосредственно в системе. Также реализована бесшовная передача проектов описей и актов в ЕОСДО для их включения в протокол ЭК и последующего утверждения. Утвержденные годовые разделы описей автоматически попадают в архивные описи в архивном фонде организации, а на основании актов о выделении к уничтожению осуществляется процесс уничтожения документов.
Все эти процессы сопровождаются изменением статуса в карточках объектов (например, дел и документов) в соответствии с этапом жизненного цикла: «оперативное хранение», «включен в опись», «передан на архивное хранение», «уничтожен» и так далее.
Прием электронных документов производится по электронным описям с автоматическим формированием контейнеров и их подписанием электронной подписью. Документы, поступающие на архивное хранение в составе годовых разделов описей, автоматически включаются в архивные описи соответствующего типа хранения (постоянного, временного (свыше 10 лет), по личному составу, до ликвидации организации) и вида носителя.
При поступлении документов на архивное хранение автоматически ведется учетная архивная документация: книга учета поступления и выбытия дел и документов; реестр описей дел и документов; лист фонда.
В фондах организаций в ЕОС ЦЭА выполняется ряд автоматизированных процедур.
Ежегодно проводится процедура ЭЦД для документов, включенных в описи временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Сформированные акты на уничтожение после их утверждения помещаются в дело фонда.
Система в автоматическом режиме отслеживает сроки истечения сертификатов электронных подписей и поддерживает юридическую значимость электронных документов.
В ЕОС ЦЭА предусмотрена возможность формирования различных актов по результатам проверок наличия и состояния архивных документов.
CNews: Какие возможности предоставляет ЕОС ЦЭА сотрудникам, отвечающим за архивное хранение?
Олег Пашинин: Значимость системы заключается не только в способности гарантировать надежное длительное и непрерывное хранение документов, но и в возможности оперативно извлекать нужные сведения.
Сотрудники архива получают запросы на поиск и выдачу информации, которая содержится в архивных материалах. В рамках ЕОС ЦЭА предусмотрены механизмы поиска, отбора необходимых документов и подготовки ответов на обращения, включая возможность составления архивных справок. Пользователи с правами «архивист» могут выдавать единицы хранения и документы на основе заявок, зафиксированных в ЕОСДО и автоматически направляемых на исполнение работникам архива через ЕОС ЦЭА. Все подобные действия отражаются в журналах учета выданных копий, выписок, а также выдачи дел и документов из хранилища.
Не менее значимыми являются функции составления архивной отчетности и паспортизации архива, которые интегрированы в ЕОС ЦЭА. При подготовке отчета о работе с архивными документами в него включаются все сведения об архиве, фондах, данные о количестве и составе дел, находящихся на архивном хранении, а также информация о персонале.
Внедрение ЕОС ЦЭА привнесло цифровые технологии в повседневную, во многом однообразную деятельность архивистов, что позволило поднять архивное дело «Росатома» на новый технологический уровень.
CNews: Предназначена ли ЕОС ЦЭА исключительно для хранения и использования электронных документов, или в системе также реализованы возможности гибридного архива?
Олег Пашинин: Безусловно, главная задача создания ЕОС ЦЭА — обеспечение процессов долговременного и постоянного хранения электронных документов. Однако разрабатывать систему, ограничивая ее функционал только работой с электронными документами, было бы нерационально. ЕОС ЦЭА предлагает пользователям как инструменты для работы с электронными документами, так и с отсканированными копиями бумажных материалов. При размещении в архиве организации документов на бумажных носителях ведется учет с помощью топографических указателей. При этом система позволяет централизованно вести единый учет всего документального фонда организаций, независимо от способа создания документов и места их хранения.
CNews: Поддерживает ли ЦЭА гибридные дела?
Олег Пашинин: Гибридные дела подразумевают совместное хранение электронных и бумажных документов в рамках одного дела. Электронные документы помещаются в 1-й том, бумажные — в остальные тома. При проектировании системы мы рассматривали возможность внедрения такой функции, однако в итоге отказались от этой идеи. Документы на бумажных носителях и электронные документы име
