Лишь десятая часть активных российских компаний полностью отказалась от бумажных носителей, переведя документооборот в цифровой формат. Остальные 90% предприятий продолжают в разной степени использовать бумажные документы, причем в каждой организации существует свой уникальный набор документации.
Процесс цифровизации документооборота в российском бизнесе находится на начальной стадии. Только 10% фирм полностью перешли на электронный формат, тогда как 90% по-прежнему применяют бумагу, не учитывая ни экологические аспекты, ни расходы на саму бумагу, оргтехнику и расходные материалы, ни потребность в пространстве для постоянно растущих архивов.
Согласно информации «Известий», ссылающихся на данные экспертов сервиса «Мое дело», каждая компания, продолжающая использовать бумагу, имеет собственный подход к цифровизации. Однако всех их объединяет общая причина, по которой полный переход на электронный документооборот так и не состоялся.
Главным препятствием выступает инфраструктурный барьер. «Треть предпринимателей отказывается от внедрения электронного документооборота из-за необходимости использовать компьютер и физический токен», – сообщают «Известия».
В масштабах всей России 73% организаций частично или полностью внедрили электронный документооборот и цифровые подписи. При этом 45% компаний по-прежнему оформляют договоры на бумаге, а 43% продолжают вести бумажные архивы кадровых документов.
Существует и категория предприятий, предпочитающих бумажные акты выполненных работ электронным аналогам. Таких компаний оказалось значительное количество – 63%.
Многие российские компании отказываются от электронного документооборота не по собственному желанию. Они вынуждены работать с бумагой только потому, что их контрагенты либо вовсе не имеют ЭДО, либо используют его в минимальном объеме. На это указали 38% предприятий.
Упомянутая выше зависимость электронного документооборота от физического токена электронной подписи и оборудованного рабочего места занимает второе место среди причин активного использования бумаги в России. Этот фактор отметили 33% участников опроса, проведенного сервисом «Мое дело».
Пользовательская инерция также оказывает существенное влияние – многие сотрудники не желают тратить время, как рабочее, так и личное, на освоение новых технологий и отказ от привычных методов работы. В контексте ЭДО на это указали 30% респондентов.
Кроме того, значительная часть компаний не доверяет электронному документообороту. 25% опрошенных считают, что цифровые документы не обладают юридической силой, и столько же опасаются утечек информации и технических сбоев. Действительно, бумажные документы невозможно украсть через интернет, и их работа не зависит от состояния сетей.
В России существует множество граждан, убеждённых, что бумажные носители информации гораздо надёжнее электронных аналогов. «Некоторые сотрудники по-прежнему полагают, что подпись на бумаге вызывает больше доверия, чем электронная. В действительности ситуация обратная: электронный документооборот защищён криптографическими методами и обладает той же юридической силой. Чтобы преодолеть это недоверие, компаниям необходимо разъяснять персоналу, как устроен процесс и почему на него можно положиться», — поделилась с «Известиями» эксперт по бухгалтерии для бизнеса Евгения Самарова.
Тем не менее, предприниматели видят в цифровых документах не только недостатки, но и преимущества. К примеру, 70% опрошенных назвали безопасность хранения главной причиной перехода на электронную подпись.
