Снижение затрат на закупки и оптимизация складских остатков: стратегии эффективного управления НСИ
Опыт подтверждает: качество данных непосредственно сказывается на финансовых результатах компании. Грамотная организация работы с нормативно-справочной информацией (НСИ) позволяет сократить расходы на закупки на 15–25%, уменьшить объемы складских запасов на 20% и в 2–3 раза снизить издержки на поддержку ИТ-инфраструктуры. О том, почему в холдингах данные оказываются разобщенными, какие угрозы это несет и как правильно построенная система НСИ помогает устранить источники убытков, рассказали директор отделения собственных платформ IBS Денис Васильев и начальник отдела НСИ IBS Евгений Антропов.
Из-за чего увеличиваются расходы на закупки и как этого не допустить
Во многих крупных организациях информация о закупках распределена по множеству изолированных систем: ERP, CRM, СЭД и отраслевому программному обеспечению. Как следствие, одна и та же товарная позиция может фигурировать под разными названиями, например, «насос», «помпа», «НП-80» или «центробежный насос 80 м³». Подобная несогласованность делает невозможным проведение сводного анализа закупок в масштабах всего холдинга. В итоге возникают необоснованные траты: одинаковые материалы приобретаются по отличающимся ценам, спрос не консолидируется, и компания упускает возможность получить оптовые скидки.
Можно обозначить несколько ключевых причин фрагментации данных:
- отсутствует единый подход к ведению справочников;
- применяются различные ИТ-системы, каждая со своей структурой данных;
- в каждом подразделении ответственность за данные лежит на разных лицах;
- не утверждены регламенты и не назначены ответственные;
- встречаются дублирующиеся записи, синонимы, пересортица и неполные описания.
Централизованная система НСИ создает единый реестр номенклатуры, приводит данные к общей модели, удаляет дубликаты и обеспечивает эталонное описание для каждой позиции. В результате холдинг получает возможность объединять спрос и проводить централизованные конкурентные закупки. Это позволяет достичь экономии в 15–25% по консолидированным категориям.
Пример из практики
В одной из российских организаций ведение справочных данных осуществлялось разрозненно в нескольких информационных системах, функционирующих на различных платформах. Не существовало регламентирующих процедур, четкой ролевой модели и единого подхода к управлению справочниками, а также не был назначен ответственный специалист. Справочная информация была распределенной и несогласованной, компания не определила общие принципы классификации данных и не установила уровни детализации в зависимости от их категории.
Для устранения этих сложностей эксперты IBS создали методику администрирования справочников с унифицированными нормами для различных бизнес-направлений. Коллектив спроектировал, настроил, проверил и внедрил единую систему нормативно-справочной информации (НСИ), а также выполнил ее интеграцию с локальными ИТ-системами. Были также разработаны принципы централизованного сопровождения НСИ, охватывающие структуру данных, процессы согласования и механизмы взаимодействия систем.
Реализация проекта позволила уменьшить объем информации и исключить повторы, улучшить качество справочников, ввести общие правила и распределение обязанностей, обеспечить контролируемость данных во всей группе компаний и заложить основу для совершенствования процессов закупок и управления запасами. В результате сроки исполнения заказов сократились вдвое, уменьшился объем товарно-материальных запасов и затрат на материальные услуги, снизилась трудоемкость процессов и ускорилось формирование управленческой отчетности.
Устранение ошибок в спецификациях и закупках оборудования
Специалисты по проектированию, технологи, сотрудники отделов закупок, логисты и поставщики зачастую применяют различные наименования и коды, что ведет к неточностям в спецификациях, приобретению несовместимых материалов, затяжным процедурам согласования и конфликтным ситуациям между подразделениями. При этом, согласно оценкам специалистов, массив данных ежегодно увеличивается в среднем на 10% по мере пополнения номенклатуры материалов и списка контрагентов.
Предотвратить подобные ошибки помогает единый классификатор материально-технических ресурсов. Он дает возможность всем участникам процесса использовать общую терминологию, унифицируя коды и перечни характеристик для каждой позиции. Как следствие, проектировщик и закупщик работают с идентичными данными, исчезают разночтения, и сокращается количество недочетов.
Ответственность за качество информации может быть возложена на службу НСИ (центр компетенций), которая поддерживает актуальность кодов и атрибутов, проверяет новые записи, контролирует соблюдение регламентов и развитие методик.Такое подразделение гарантирует стабильную работу системы НСИ, обрабатывает запросы на изменение справочников, выполняет аналитическую работу, совершенствует методологию, повышает достоверность данных и уровень сервиса.
Уменьшение избыточных запасов
Как правило, каждое дочернее предприятие формирует собственные страховые запасы и не имеет информации об остатках на складах других подразделений. Это происходит из-за отсутствия централизованного реестра, а также потому, что сведения вносятся в различные базы с использованием отличающихся названий для схожих материалов.
Выходом из этой ситуации может стать формирование «виртуального объединённого склада», функционирующего на основе единых принципов сопоставления номенклатуры, выявления взаимозаменяемых позиций, а также унификации кодировки и наименований. К примеру, когда одному цеху требуется «насос», а на складе смежного предприятия числится «помпа», без системы НСИ эти записи не будут идентифицированы как одно и то же. Благодаря НСИ они объединяются в общую категорию, и оборудование может быть передано из внутренних резервов.
Это позволяет достичь уменьшения общих объёмов запасов на 15–20%, высвобождения средств из оборота и снижения доли невостребованных материалов.
Сокращение простоев производства
Сбои в опознавании позиций, проблемы совместимости техники и задержки в поставках ведут к остановке рабочих процессов. Ущерб от простоя в промышленном секторе нередко исчисляется десятками миллионов рублей в час.
Система управления НСИ гарантирует точное определение материально-технических ресурсов (МТР) за счёт детализированных параметров и исключения дублирования материалов. Это упрощает поиск подходящих аналогов по формальным критериям и оперативный доступ к внутренним остаткам. В результате время на подбор замены сокращается с недель до нескольких часов, уменьшается вероятность ошибок, ускоряется возобновление производственного цикла.
Импортозамещение и подбор российских аналогов
В условиях санкционных ограничений и ухода иностранных поставщиков компании активно ищут отечественные замены. Однако это трудноосуществимо без качественных и унифицированных технических описаний. Для решения задачи необходимо создать единый каталог МТР, содержащий развёрнутые характеристики материалов. На его основе можно корректно формировать технические задания для российских изготовителей. Всё это делает поиск аналогов по заданным параметрам проще и быстрее. Дополнительно можно вести базу поставщиков с указанием их компетенций, сфер деятельности и истории сотрудничества.
Рекомендации для бизнеса: как усовершенствовать НСИ для достижения максимальной экономии
Целостный подход к НСИ даёт возможность преобразовать информацию в стратегический ресурс, который сокращает издержки, ускоряет операции и укрепляет операционную стабильность компании. Чтобы организация могла эффективно управлять своими данными и использовать их как стратегический актив, важно выстроить продуманную архитектуру управления НСИ. Для этого следует назначить ответственных за данные и создать специализированную службу НСИ, которая будет контролировать правила, процессы и качество информации. На этой базе разрабатываются методики и регламенты, охватывающие все типы справочников, а также формируется единая модель данных с чёткой классификацией, обязательными полями и стандартизированными форматами описаний.
Далее необходимо внедрить единую платформу управления мастер-данными, например, «Планета.НСИ», и обеспечить её подключение ко всем связанным системам, что создаст согласованный поток достоверной информации во всей группе компаний. Ключевую роль также играют методы устранения дублирования и сопоставления данных, а также возможности поиска аналогов и внутренних ресурсов, способствующие сокращению издержек и оптимизации рабочих процедур.
Для материально-технических ресурсов нужно разработать специализированные регламенты для проектировщиков, специалистов по закупкам и эксплуатационного персонала, учитывающие их специфические цели и возможные риски.
Наконец, контроль качества данных должен превратиться в полноценную бизнес-процедуру: с чёткими показателями, назначенными ответственными лицами и постоянным мониторингом. Лишь такой подход позволит организации достичь стабильности, открытости и результативности в своей деятельности.
■ Рекламаerid:2W5zFJt3qEqРекламодатель: ООО «ИБС Экспертиза»ИНН/ОГРН: ИНН 7713606622 / ОГРН 1067761849704Сайт: https://ibs.ru
