05 Ноября 2025 10:19 05 Ноя 2025 10:19 |

Поделиться

Сергей Ковалев («БФТ-Холдинг»): Система управления имущественными активами как средство для роста эффективности юридических подразделений

Заместитель директора дирекции по управлению активами «БФТ-Холдинга» Сергей Ковалев в беседе с CNews объяснил, какие выгоды дает автоматизация процессов ведения операционного и управленческого учета имущественных активов на базе EAM-систем (Enterprise Asset Management).

CNews: Сергей, какова, по вашему мнению, основная отличительная черта современной системы управления имущественными активами?

Сергей Ковалев: С исторической точки зрения EAM-системы как класс сформировались из систем управления ремонтами, и из-за этого активы часто ассоциируются именно с производственным оборудованием. Сегодня ключевое изменение заключается в смещении акцента: управление активами — это вопрос не технического обслуживания, а ценности.

Если оценивать активы через призму стандарта ISO 55000, становится ясно, что EAM-системы следует воспринимать как платформы для всестороннего управления различными типами активов, чьи возможности значительно шире, чем у CMMS (систем управления техническим обслуживанием и ремонтами).

Ценность имущественного актива определяется не только надежностью его функционирования (главная задача систем ТОиР), но и такими факторами, как ликвидность, совокупная стоимость владения, потенциал использования в качестве залога, рациональность эксплуатации площадей, а также контроль рисков, связанных с владением, распоряжением и пользованием активами.

Управление активами представляет собой комплексный подход, который интегрирует основные фонды, материальные запасы, кадры и операционные процедуры организации. В этот процесс вовлечены специалисты из различных отделов, каждый из которых оценивает активы с собственной профессиональной точки зрения. Так, для руководителей технических служб имущественные активы — это, прежде всего, производственные мощности, имеющие стратегическую важность и требующие поддержания высокой эффективности. Для юридического отдела — это предметы правовых отношений, фигурирующие в различных соглашениях. Для финансовых специалистов — это объекты бухгалтерского учета, которые необходимо точно отражать в отчетности. Для специалистов по управлению рисками — это объекты страховой защиты, нуждающиеся в максимальной безопасности от потенциальных опасностей.

Следовательно, система управления имущественными активами объединяет все этапы производственного цикла и, как результат, обязана принимать во внимание потребности всех заинтересованных сторон. Её ключевые цели — создать ясность всех происходящих процессов и дать инструменты для мониторинга состояния активов не только с технической, но и с общей управленческой позиции. В итоге это способствует росту операционной эффективности, сокращению издержек и уменьшению уровня рисков в компании.

CNews: Каким образом система управления имущественными активами поддерживает работу юристов?

Сергей Ковалев: Круг обязанностей юридической службы в рамках управления активами весьма обширен: от проведения имущественной оценки до правового обеспечения сделок — таких как аренда, реализация непрофильных активов или покупка новых объектов.

За время нашей работы с клиентами мы заметили любопытную тенденцию. Юристы в больших корпорациях — одни из наиболее загруженных сотрудников. Их главная ценность заключается не в быстроте оформления бумаг, а в умении выявлять и снижать возможные правовые угрозы. Однако когда имущественный портфель насчитывает тысячи единиц, а информация рассредоточена по многочисленным Excel-таблицам и локальным директориям, даже самый квалифицированный юрист вынужден действовать практически вслепую.

Система управления имущественными активами формирует единое и надежное информационное поле, предоставляя юридическому департаменту то, что для него абсолютно необходимо: исчерпывающую картину по каждому активу. Подобная система не только делает труд специалистов более понятным и организованным для руководства, но и позволяет юристам применять свои знания на качественно новом уровне — перейти от оперативного сбора данных к стратегическому анализу и профилактическому контролю над рисками.

CNews: Не могли бы вы привести конкретные примеры взаимодействия юристов с EAM-системой и описать достигаемую с её помощью результативность?

Сергей Ковалев: Представьте себе сценарий: накануне заключения крупной сделки по купле-продаже юристу приходит письмо от партнера с упоминанием «неотраженного в учете актива». Или из налоговой службы поступает требование об уплате налога на имущество по объекту, снесенному несколько лет назад. Вручную на решение таких вопросов уходят часы, а иногда и дни: сбор сведений у сотрудников, сверка таблиц, запросы в государственные реестры, анализ полученных документов. Вероятность пропустить важную информацию очень высока, а последствия ошибки — это судебные разбирательства и прямые финансовые убытки.

В EAM-системе все материальные активы учитываются централизованно — в едином реестре. Там в иерархическом порядке отражены все объекты — от земельных наделов до отдельных комнат и единиц техники. Каждому объекту в системе соответствует интерактивная карточка, к которой прикреплены сканы связанных документов. В систему можно импортировать csv-файлы из Росреестра, выписки из ЕГРН, автоматически сопоставлять их с внутренними учетными данными и находить несоответствия по кадастровым номерам, площадям или границам.

К примеру, по кадастровому номеру земельного участка система отобразит не только сам участок, но и все расположенные на нем сооружения, включая незафиксированные ранее постройки или подземные коммуникации. Она мгновенно укажет на потенциальные проблемы: расхождения в информации или отсутствие необходимых документов, подтверждающих права.

Таким образом, юридический отдел получает не просто средство для автоматизации рутинных задач, а возможность выйти на качественно новый уровень работы. Полнота и ясность информации позволяют не только решать возникающие проблемы, но и заранее их предотвращать — будь то споры с недобросовестными партнерами, претензии от налоговых органов или ситуации, когда один и тот же актив числится за разными отделами компании. Юристы начинают действовать на упреждение, а не заниматься исправлением последствий.

CNews: Что понимается под рисками управления имущественными активами? И каким образом EAM-система способствует их минимизации?

Сергей Ковалев: Давайте условно выделим три группы рисков: операционные (аварии, остановки производства), связанные с контролирующими органами (внезапные проверки, санкции) и экономические (необоснованные расходы, страховые выплаты). Использование EAM-системы позволяет выстроить системное управление всеми этими рисками, переводя его из области возможных угроз в сферу конкретных показателей и контролируемых процедур.

Финансовый отдел ожидает не размышлений о потенциальных угрозах, а конкретного экономического расчета для каждого шага, направленного на обеспечение безопасности. В системе управления активами, такой как «БФТ.Управление имущественными активами», можно одновременно с ведением структуры основных средств создать реестр опасных объектов, привязать их к конкретным активам и собрать в каждой карточке полный комплект требуемой контролирующей документации по ОПО. Это открывает возможность смоделировать инвестиционный проект в сфере безопасности: добавив в систему новое защитное мероприятие, сразу оценить его сметную стоимость (трудозатраты, материалы) и ожидаемое уменьшение уровня риска. Таким способом можно сопоставить и ранжировать множество вариантов, чтобы отобрать те, что обеспечивают наилучший результат при заданном бюджете. Данная методика, базирующаяся на принципе ALARP (снижение риска до практически достижимого уровня), считается наиболее рациональной.

Органы контроля и надзора применяют риск-ориентированный метод. Просроченные документы или отсутствие разрешения служат маркером риска и могут стать причиной внеочередной проверки. Система в автоматическом режиме отслеживает сроки действия всех лицензий и сертификатов, заранее оповещая о необходимости их продления, что помогает избежать финансовых взысканий и остановки работы.

Система управления активами дает риск-менеджеру прямой инструмент для сокращения страховых расходов. Страховые компании формируют тарифы, учитывая уровень защищенности предприятия. EAM-система помогает систематизировать всю информацию для демонстрации высокой степени безопасности производства, что позволяет добиться уменьшения страховых взносов на 5-10%.

CNews: Какие функциональные возможности являются обязательными для современной системы управления имущественными активами?

Сергей Ковалев: Современная EAM-система должна представлять собой единую цифровую среду, которая консолидирует всю информацию об активах: юридические и технические параметры, ключевые финансовые метрики, сопроводительные документы, графики технического обслуживания. Конкретный перечень возможностей зависит от круга пользователей: юристов, экономистов, специалистов по недвижимости, сотрудников эксплуатационных служб. Однако основа едина — это полная прозрачность информации по каждому объекту на протяжении всего его жизненного цикла в необходимом ракурсе.

Второй важнейший аспект — тесная интеграция с ERP-системой, бухгалтерскими программами, системами технического обслуживания и ремонта, а также закупок. Такая взаимосвязь обеспечивает автоматизированный обмен данными, устраняет ручные операции и создает базу для анализа совокупной стоимости владения и принятия обоснованных решений. Также крайне важна поддержка методологии MDM, будь то встроенные средства или готовые интерфейсы для подключения к внешним MDM-системам с целью синхронизации справочной и нормативной информации.

CNews: Соответствует ли этим критериям каждая из распространенных на рынке систем?

Сергей Ковалев: Хотя бухгалтерские программы уже предусматривают учет активов в качестве основных средств, этих возможностей не хватает для полноценного управления. На рынке существуют отдельные решения на аналогичной платформе, однако они, как правило, нуждаются в трудоемкой и длительной адаптации к требованиям крупных компаний. Организации вынуждены запускать масштабные проекты по кастомизации, привлекать высокооплачиваемых специалистов и проводить продолжительные внедрения, что в конечном счете существенно повышает совокупную стоимость владения.

Именно этот вопрос мы решили при разработке «БФТ.Управление имущественными активами». Наше решение создано на low-code платформе, дающей вашим бизнес-аналитикам возможность самостоятельно и оперативно настраивать процессы, интерфейсы и отчетность с помощью визуального конструктора. Это не просто готовый продукт, а универсальный инструмент, который подстраивается под рабочие процедуры, сохраняя время и средства на дорогостоящие правки.

CNews: Находят ли технологии искусственного интеллекта применение в системах управления имущественными активами?

Сергей Ковалев: Безусловно, и в первую очередь ИИ способен автоматизировать рутинные задачи: работу с документами, распознавание текста, автоматическое заполнение карточек активов и интеллектуальный поиск. EAM-система представляет собой идеальную основу для подобных решений, обеспечивая необходимые объемы структурированной информации для обучения алгоритмов. Например, мы используем ИИ для анализа экспликаций при формировании реестров помещений.

При этом в сложных аналитических сценариях мы рассматриваем ИИ как поддержку для специалиста, а не его альтернативу. Алгоритмы могут успешно обрабатывать большие массивы данных, обнаруживать отклонения и формировать аналитические подборки, однако итоговые решения должны оставаться за квалифицированными сотрудниками. Такой подход позволяет объединить эффективность автоматизации с человеческой экспертизой.