Цифровой офис превращается в элемент привлекательности компании как работодателя
Сотрудники, которые привыкли к цифровой среде в повседневной жизни, нередко сталкиваются с устаревшими, «аналоговыми» условиями на рабочем месте. Многие не готовы с этим мириться — наиболее востребованные специалисты часто уходят к более современным компаниям, особенно если те предлагают удаленный формат работы. О том, как цифровые инструменты помогают привлекать и сохранять лучшие кадры, говорили эксперты на конференции «Современный цифровой офис 2025», организованной CNews Conferences.
Почему сотрудникам нужен цифровой офис
Согласно исследованиям, сотрудники приходят в офис по трем ключевым причинам: требование руководства, рабочая атмосфера, способствующая продуктивности, и живое общение с командой. 83% работников предпочитают иметь постоянное рабочее место. При этом многим из них не хватает комфортных условий, включая специально оборудованные зоны для отдыха и приема пищи.
Эту задачу начали решать в головном офисе «Лемана ПРО», где трудится свыше 3100 сотрудников и обустроено 1600 рабочих мест. Как пояснила Анастасия Констандогло, директор головного офиса «Лемана ПРО», для более рационального использования площадей компания внедрила систему бронирования и учёта рабочих мест и переговорных комнат. Была разработана интерактивная цифровая карта офиса, которую интегрировали с системой «БОСС-Кадровик» и системой контроля доступа (СКУД). Чтобы исключить неактуальные бронирования, ввели правило подтверждения запроса за 15 минут до назначенного времени.
Данное решение помогло оптимизировать использование офисного пространства. Интеграция с ITSM-системой также позволила автоматически направлять заявки в службу технической поддержки. Часть обращений, около 30%, автоматически классифицируется с помощью робота, использующего машинное обучение. По мнению Анастасии Констандогло, эффективный офис должен решать практические задачи, облегчать труд персонала, предоставлять аналитику, быть масштабируемым, сокращать операционные издержки и укреплять репутацию работодателя, а не просто следовать трендам.
После опыта удалённой работы во время пандемии многие сотрудники не изъявили желания возвращаться в офис на постоянной основе. Компаниям пришлось предложить им гибридный формат. Однако его организация оказалась непростой — потребовалось не только обеспечить техническую инфраструктуру, но и продумать процессы адаптации новых сотрудников, учёта рабочего времени и продуктивности, временного размещения в офисе, планирования совместных мероприятий и другие аспекты.
Сложности возникли и у самих работников. Как сориентироваться в офисе, который посещаешь нерегулярно, как оформить пропуск, забронировать место, найти нужных коллег? Юлия Шумилина, руководитель по развитию продуктов ИТ-экосистемы «Лукоморье», рассказала о продукте «Стрелка», созданном как раз для решения этих вопросов. Основой «Стрелки» является цифровая схема офиса, отображающая расположение объектов и текущее местоположение сотрудников. С её помощью также можно зарезервировать рабочее место или переговорную. Руководство компании получает возможность оценить загрузку помещений и, при необходимости, сдать часть площадей в аренду. Это решение может стать и платформой для управления другими организационными процессами.
«Стрелка» для иных бизнес-процессов
В качестве иллюстрации Юлия Шумилина привела пример использования «Стрелки» в «Ростелекоме». В одном из офисов компании это позволило сократить используемую площадь на 50%, что привело к годовой экономии в 124 млн рублей.
Ключевым элементом цифрового офиса являются эффективные и защищённые рабочие станции. Согласно глобальным данным, ежедневно 60% работников применяют инструменты для совместной деятельности, а половина компаний уже использует чат-ботов для поддержки сотрудников. При этом 62% организаций наращивают финансирование технологий цифрового рабочего пространства. «В России эти показатели ещё более значительны», — отмечает Денис Хохлов, менеджер по продуктам компании «АЛМИ Партнер».
К базовому набору цифровых решений относятся системы бухучёта, CRM, ERP, электронный документооборот (включая кадровый), виртуальные рабочие столы и офисные пакеты. Также не обойтись без облачных сервисов, средств видеосвязи, корпоративных мессенджеров, единых файловых архивов и систем управления проектами. Функционирование этих инструментов должно быть организовано и обеспечено с точки зрения как операционной эффективности, так и информационной безопасности. «Цифровой офис представляет собой целостную программно-аппаратную платформу, позволяющую решать все рабочие задачи компании», — подводит итог Денис Хохлов.
Цифровой офис сегодня
Компания «АЛМИ Партнер» представляет офисный пакет «АльтерОфис» в настольной и веб-редакциях. Десктопные версии дают возможность работать без подключения к интернету. «АльтерОфис Веб» разворачивается на сервере заказчика и позволяет совместно редактировать документы прямо в браузере. Решение интегрируется с CRM, ERP, СЭД и другими системами, а также с искусственным интеллектом.
Роботы или люди: кто на передовой?
Более 60% всех обращений в службу поддержки DPD обрабатывает робот «Юля». На неё приходится 97% чат-запросов, 57% звонков и 55% обращений по email. «Юля не только предоставляет информацию, но и решает сложные вопросы, внося коррективы в операционные процессы по заказам», — пояснила Наталья Лошкарева, директор по управлению проектами клиентского сервиса DPD в России.
Робот «Юля» является полноправным «пользователем» CRM и логистических систем. Она формирует персонализированные ответы для каждого запроса, учитывая параметры конкретного заказа, отслеживает смену его статусов и самостоятельно инициирует общение с клиентом. Система постоянно обучается на основе обратной связи от пользователей.
«Неважно, в какой сфере работает компания. В конечном счёте вся её деятельность связана со сбором и анализом данных», — утверждает Дмитрий Бунеев, CDO IDS Borjomi Russia & Belarus. В его организации накопились десятки терабайт информации, и поиск нужных сведений стал сложной задачей. На волне растущего интереса к ИИ в Borjomi Russia & Belarus приняли решение разработать ИИ-ассистента, который поможет сотрудникам избежать рутины, упростит доступ к данным и освободит время для продуктивной и творческой работы.
В летний период 2025 года был представлен ИИ-ассистент «Боря», ставший бюджетной заменой BI-системам для производственных и полевых коллективов. К осени того же года его функционал был переосмыслен — теперь «Боря» концентрируется на поддержке персонала в ежедневных делах: оформлении отпуска, поиске руководств и подобных вопросах. Были внедрены инструменты для проведения выходных собеседований, а также модули пребординга и онбординга для новых специалистов. «Нам удалось совместить технологии, желанные для бизнеса, и ясный, неформальный способ взаимодействия с нашими сотрудниками», — отмечает Дмитрий Бунеев.
Возможности помощника с рогами
В дорожной карте на 2026 год — обучить «Борю» проводить обучение персонала, содействовать во взаимодействии с IT-службами, а также значительно расширить опции для анализа информации и формирования отчетности.
Взаимодействие в виртуальном рабочем пространстве
Специалисты Россельхозбанка выделили пять ключевых элементов успешной коммуникации и на этой основе приступили к созданию цифровых HR-решений для разнообразных сценариев: для рядовых сотрудников и менеджеров, для коллективной работы, для укрепления корпоративных ценностей. Особое внимание уделялось созданию защищенной и удобной цифровой инфраструктуры.
План совершенствования сервисов
На текущий момент достигнута цель по организации безопасного обмена данными, налажено администрирование корпоративными материалами, введены базовые цифровые сервисы для сотрудников и руководителей. Сформированы условия для внедрения новшеств и гармонизации Work-Life-Blend. Внедрение игровых механик и системы поощрений способствует росту нематериальной мотивации команды. Уровень удовлетворенности коммуникациями через приложение достигает 94%, сообщает Андрей Мазько, управляющий директор РСХБ.
Екатерина Гусева, руководитель секретариата ЭТП ГПБ, рассказала об опыте систематизации работы секретариата. В организации был создан Единый центр обработки обращений — специальный портал для структурированной подачи заявок на выполнение различных работ. Все запросы фиксируются и автоматически распределяются. Автор заявки в любой момент может проверить её статус и увидеть назначенного исполнителя.
Цифровая платформа для административной помощи
В настоящее время система включает свыше десяти типов обращений. Через неё можно запросить пропуск, визитные карточки или канцелярские принадлежности, а также забронировать переговорную комнату, рабочее место или парковочный стикер. За три года функционал платформы стал значительно удобнее для пользователей. В июле 2025 года был внедрён чат-бот Секретариата, встроенный в корпоративный мессенджер, — он позволяет оперативно оформлять срочные заявки и собирать отзывы о работе команды и её инструментах. В сентябре 2025 года была внедрена сегментация обращений — входящие запросы стали распределяться по профилям административных подразделений: заявки Секретариата и заявки АХО, что ускорило и сделало более точной обработку запросов по направлениям. «Несмотря на рост количества заявок, их по-прежнему обрабатывает тот же состав сотрудников Секретариата, что и три года назад», — отмечает Екатерина Гусева.
«Молодое поколение привыкло к цифровой среде, однако, приходя в офис, они зачастую сталкиваются с практически аналоговыми процессами. Это нередко снижает привлекательность работодателя», — говорит Алексей Акимов, основатель Human Factor. Чтобы оставаться конкурентоспособным на рынке труда, необходимо предлагать уровень сервиса, сопоставимый с тем, к которому люди привыкли в повседневности.
Он привёл пример цифровизации HR-службы, основанной на концепции 3К: персональный Кабинет, Контакт-центр и Клиентский сервис. Кроме того, крайне важно грамотно организовать пространство для оказания кадровых услуг, например, по аналогии с многофункциональными центрами.
Элли Долганова, директор по развитию социальных проектов СК «Росгосстрах Жизнь», подчеркнула, что сегодня сотрудники выбирают работу не только исходя из уровня зарплаты, но и учитывая социальный пакет. Одного лишь ДМС уже недостаточно — около трети работодателей предлагают дополнительное страхование на случай критических заболеваний, а 40% — накопительные программы. Также на фоне увеличения продолжительности жизни растёт интерес к программам страхования долговременного ухода.
