Полный переход на юридически значимый ЭДО для всех типов документов пока недостижим
Крупнейшие отечественные предприятия уже полностью используют системы электронного документооборота. Средний и малый бизнес также постепенно внедряют эти технологии, поскольку ЮЗЭДО превратился в обязательное условие сотрудничества с большими компаниями. Государство активно способствует этому переходу, разрешая отказываться от бумажных носителей. Кроме того, технологии искусственного интеллекта значительно облегчают и ускоряют работу с документацией. Однако, как отмечали участники конференции «Электронный документооборот 2026», организованной CNews Conferences, автоматизировать обработку абсолютно всех видов документов в настоящее время не представляется возможным.
ЭДО в России: текущее состояние рынка
Сектор информационных технологий в России демонстрирует более высокие темпы роста по сравнению с общей экономикой — в 2025 году он вырос на 3%, тогда как ВВП — лишь на 1%. Рынок систем электронного документооборота в сегменте программного обеспечения, по оценкам, ежегодно увеличивается на 20%. Поставщики развивают экосистемы, расширяют линейку предлагаемых решений, интегрируют искусственный интеллект, подчеркивает Михаил Перевозчиков, руководитель направления Directum в компании TANAiS. Он считает, что ключевым драйвером роста рынка является ИИ, во многом благодаря активной государственной политике, стимулирующей его внедрение в бизнесе и госсекторе.
Михаил Перевозчиков выделяет несколько перспективных направлений развития рынка СЭД. Во-первых, это создание новых сервисов: управление заказами, корпоративное администрирование, охрана труда, проектный менеджмент, защищенное делопроизводство, аффинные преобразования и, безусловно, решения на основе ИИ. Во-вторых, обеспечение долгосрочного и надежного хранения электронных документов. В-третьих, совершенствование архитектуры решений и организационной поддержки. Также по-прежнему крайне актуальным остается переход на российское или другое оборудование, не попадающее под санкционные ограничения.
В настоящее время уровень внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) в российском бизнесе оценивается примерно в 65%, и к 2029 году может достичь 75%, отмечает Владимир Поляков, руководитель проектов по ЭДО и прослеживаемости компании «ДМ-Тех» (входит в ГК «Детский Мир»). Стимулами для перехода на электронные документы служат как законодательные требования, например, в сфере маркировки товаров и логистики, так и их экономическая выгода и операционная эффективность.
Ключевые достоинства ЭДО — это сокращение расходов на бумажные носители, печать, физическую доставку и архивное хранение, экономия времени на обмен и обработку документации, а также возможность интеграции с бухгалтерскими системами и платформами операторов ЭДО. Среди сложностей можно выделить первоначальные инвестиции в программное обеспечение и обучение сотрудников, зависимость от состояния ИТ-инфраструктуры и качества интернет-соединения, трудности при подключении контрагентов, риски кибератак и утечки информации, а также дополнительные затраты на информационную безопасность. Тем не менее, как подчеркивает Владимир Поляков, развитие ЮЗЭДО будет продолжаться за счет активного взаимодействия бизнеса, операторов услуг и государственных органов.
Разработка собственной платформы Documino компанией «АйДи – Технологии управления» стартовала в 2016 году. Сегодня это комплексная ECM-платформа, автоматизирующая управление документами. На её базе созданы система электронного документооборота «Documino.СЭДО», система юридически значимого ЭДО с контрагентами через оператора «Контур Диадок» — «Documino.ЮЗЭДО», система электронного архива «Documino.Архив» и решение для интеллектуальной обработки документов «Documino.Цифровая канцелярия».
«Documino.Цифровая канцелярия» — это продукт на основе искусственного интеллекта, который автоматизирует сканирование, регистрацию и маршрутизацию документов. Он позволяет в 5 раз ускорить первичную обработку входящей документации и на 40% снизить трудозатраты сотрудников, занимающихся регистрацией.
Михаил Егоров, исполнительный директор «АйДи – Технологии управления», сообщил, что более 70 дочерних обществ «РусГидро» используют единую систему на платформе Documino, развернутую в корпоративном центре обработки данных головной компании. В «Россетях» СЭД на основе Documino охватывает все дочерние зависимые общества и обслуживает более 80 000 пользователей в 82 регионах России.
От бумажного формата к цифровому
Свыше трёх лет назад в «Росводоканале» перевели на электронный документооборот 25 бизнес-процессов финансово-экономической дирекции и более 50 процессов дирекции по персоналу. Виталий Слободин, руководитель направления развития ЭДО «Росводоканала» и модератор конференции, поделился информацией о недавних проектах в этой области. Первый из них связан с переходом на машиночитаемую доверенность (МЧД). Компания искала способ упростить процедуру её оформления у нотариуса, что оказалось непростой задачей.
Как оказалось, услуги нотариуса по оформлению обходятся недешево, самому нотариусу непросто вникнуть во все детали процедуры для МЧД, а термины, используемые юристами, нотариусами, в системах ЭДО и нотариата, сильно разнятся. К тому же, между системами нотариата, оператора ЭДО и ЦПРР ФНС России отсутствует синхронизация. Проявились и технические проблемы в нотариальной системе. «Процедура заверения МЧД у нотариуса, в особенности при работе с конфиденциальными сведениями, нуждается в доработке на уровне федерального законодательства. К сожалению, частные предложения от крупного бизнеса не всегда встречают понимание со стороны регулирующих органов», — отмечает Виталий Слободин.
Другой случай — внедрение универсального передаточного документа (УПД). С января 2025 года ФНС упразднила ранее рекомендованные структурированные форматы для актов сдачи-приемки и товарных накладных ТОРГ-12. Однако вместо повсеместного перехода на УПД по формату 970 приказа ФНС РФ и сопутствующего сокращения издержек на документооборот, результатом стало то, что акты и ТОРГ-12 теперь создаются в произвольных форматах, а в формате 970 приказа в массовом порядке стали фигурировать именно акты. Получатели документов, видя структуру, характерную для УПД, не могли понять, почему он отображается как акт. Таким образом, ни оптимизации документооборота, ни снижения административных затрат не наблюдается.
Глеб Шестаков, руководитель направления СЭД Dinord, поделился трудностями, с которыми его компания столкнулась при внедрении новой системы электронного документооборота. Помимо технических аспектов, например, сложностей интеграции новой СЭД с ERP-системой, пришлось справляться с нежеланием персонала — сотрудники были привычны к «бумаге» и опасались, что автоматизация приведет к сокращению штата. Также многим было трудно освоить новое программное обеспечение из-за недостаточной цифровой подготовки.
Глеб Шестаков посоветовал руководителям мотивировать коллектив личным примером. Также ключевое значение имеет разработка интерактивных обучающих симуляторов, баз знаний с простым поиском и налаживание поддержки пользователей через чат-боты. Еще один важный аспект — помочь сотрудникам психологически адаптироваться к новым условиям труда: им необходимо осознать, что СЭД освободит их от рутинных задач, а также повысит безопасность и прозрачность рабочих процессов.
В «Газпром газификации» приняли решение об импортозамещении зарубежной СЭД с параллельным изменением технологической платформы. «Переход на новую платформу был призван обеспечить формирование целостной экосистемы для работы с документацией», — поясняет Федор Вербицкий, заместитель начальника Управления информационно-управляющих систем «Газпром газификация».
О реализации проекта рассказала Оксана Грин, заместитель начальника Управления ДОУ «Газпром газификация». Работа началась с развертывания электронного архива на собственных серверах предприятия. Был внедрен единый упорядоченный реестр всей документации, автоматизированы процедуры архивного делопроизводства с дифференциацией прав доступа, а также реализована функция создания мета-дел, которые объединяют документы из разных дел по номенклатуре в рамках одного виртуального дела.
Далее автоматизации подверглись направления «Документооборот» и «Контрактная работа»: усовершенствована процедура взаимодействия с закупочными бумагами, внедрены автонастраиваемые маршруты согласования договоров, не зависящие от изменений в организационной структуре, улучшен механизм работы с корректировками, разработана универсальная интерактивная электронная форма договора, осуществлён перенос свыше 15 000 контрактов из старой платформы.
Как отметил Фёдор Вербицкий, в дорожной карте развития СЭД значатся такие задачи, как цифровая обработка текстов, управление совещательной деятельностью, внедрение защищённого документооборота, интеграция консоли запросов УДОУ в систему, а также расширение перечня типовых заявок.
Каждая экосистема обладает центральным сервисом и унаследованными ИТ-решениями, а также многочисленными внутренними пользователями ЭДО как услуги. Инфраструктура электронного документооборота в МТС объединяет такие функции, как создание документов, интеллектуальный анализ, электронная подпись, обработка с помощью ИИ, маршрутизация и архивное хранение. Вместе с тем, при небольшом объёме документов их ручная обработка иногда может быть более целесообразной.
Если же решение об автоматизации документооборота всё же принято, следует учесть целый комплекс факторов: используемые форматы документов; методы, средства и ответственных за подписание; ресурсы, необходимые для сопровождения процесса; принципы приоритизации трафика; механизмы автоматической сверки и формирования отчётности, а также способы организации поддержки изменений, включая взаимодействие с порталами Госзакупок или Поставщиков правительства Москвы.
Автоматизация работы с оставшимся одним процентом пользователей ЭДО обходится чрезвычайно дорого, и порой от таких инициатив разумнее отказаться. «Прежде чем запускать проект, оцените его потенциальную эффективность и примите тот факт, что охватить абсолютно все документы может не получиться», — отмечает Константин Архипов, ведущий скрам-мастер направления «Среда ЭДО» в МТС.
Илья Шатунов, ведущий менеджер по развитию ЭДО и SAP в ГК «Мегаполис», описал процесс перехода на электронные перевозочные документы. Их применение необходимо при доставке товаров собственным или арендованным транспортом; приёмке, перемещении и получении продукции; а также при организации перевозок в роли экспедитора. Он также рассказал о трудностях, возникающих при внедрении электронных транспортных накладных и электронных путевых листов.
Сергей Батурин, руководитель проектов по развитию ЭДО в ecom.tech (ранее Samokat.tech), объяснил, какие именно EDI и ЭДО-сервисы были внедрены в «Самокате». Как и многие другие компании, «Самокат» столкнулся с нежеланием части сотрудников менять привычные рабочие процедуры. Кроме того, переход на EDI и ЭДО породил множество вопросов — как о различиях между этими понятиями, так и о понимании архитектуры обмена данными в рамках используемых сервисов. Ещё одной проблемой рынка ЭДО в розничной торговле является отсутствие единых стандартов и применение устаревших технологий. Разнообразные форматы данных, требования к составу документов и протоколам взаимодействия создают настоящий «зоопарк» интеграционных решений.
Чтобы справиться с этими сложностями, в «Самокате» выбрали стратегию внедрения сервисов в уже существующие внутренние бизнес-процессы, не внося заметных изменений в работу сотрудников отдела закупок. Для поставщиков были подготовлены детальные руководства и обеспечена техническая поддержка на всех этапах подключения. На текущий момент 99% поставщиков взаимодействуют с компанией через ЭДО и EDI. Время обработки заказов сократилось на 40%.
Искусственный интеллект и электронный документооборот
Виктория Бондарева, заместитель генерального директора НПФ «Будущее», поделилась опытом применения технологий ИИ при регистрации документов. В 2024 году компания ежегодно обрабатывала около 337 тысяч документов, причём 42% из них — вручную. После детального описания процедуры регистрации стало очевидно, что для её автоматизации потребуются модули оптического распознавания текста (OCR), инструменты искусственного интеллекта и интеграция с системой электронного документооборота (СЭД).
Проект был реализован в течение года. В итоге удалось автоматизировать восемь из двенадцати этапов регистрации. OCR-модуль распознаёт 19 типов документов и извлекает из них 23 атрибута. Годовая экономия составила 6,2 млн рублей. В планах — улучшение качества распознавания (дообучение моделей), внедрение ИИ для классификации обращений по темам и обработки сервисных заявлений (например, о назначении пенсии), а также передача функции сканирования бумажных документов на аутсорсинг.
«Сфер применения искусственного интеллекта в системах электронного документооборота пока ограниченное количество, и в основном они сосредоточены в банковской отрасли», — отмечает Анна Богдашкина, руководитель по стратегическому развитию «Дом.рф Технологии». Её организация приняла решение усовершенствовать процесс оформления ипотечных кредитов с применением ИИ, создав для этого собственную разработку.
Одни документы от клиента поступают через портал «Госуслуги», другие — напрямую от заявителя. Система DOM.IDP распознаёт их, преобразует в цифровой формат и загружает в программное обеспечение банка. В качестве иллюстрации Анна Богдашкина привела примеры распознавания паспорта и договора долевого участия. Благодаря этому время подготовки клиента к заключению сделки сократилось на 31%. В перспективе — автоматическое считывание финансовых бумаг, экспертиза юридических соглашений, обработка счетов-фактур, чеков, товарно-транспортных накладных, ДДУ, актов приёма-передачи, а также автоматизация работы отдела кадров.
Как справиться с нежеланием персонала меняться
«Без перестройки бизнес-процессов СЭД неэффективна», — убеждён Виктор Романенко, заместитель генерального директора по внутренним проектам и процессам ТД «Ренна». Он описал, как в его компании внедрялась система электронного документооборота. В качестве основы было выбрано решение ELMA, которое внедряется поэтапно. «Мы передаём бизнес-подразделениям те минимально жизнеспособные продукты, которые приносят ощутимую выгоду», — поясняет Виктор Романенко.
По словам эксперта, компания также столкнулась с непониманием со стороны персонала, что является естественной реакцией. Потребовалось проводить демонстрации работы системы, привлекать к процессу основных пользователей, подключать заинтересованные стороны, собирать отзывы и оперативно учитывать предложения. Кроме того, в «Ренна» был сформирован внутренний экспертный центр по СЭД, куда вошли владелец продукта, аналитики, low-code разработчики и DevOps-инженеры.
Тему работы с сопротивлением сотрудников развил Александр Царенков, руководитель направления кадрового электронного документооборота «Европлан». Он рассказал о внедрении в компании системы КЭДО. «Крайне важно продемонстрировать, что работа с КЭДО будет удобной, понятной и необременительной», — говорит он. Для этого необходимо провести разъяснительную работу, доступно объяснить принципы системы, найти её сторонников среди коллектива и обязательно учитывать мнение сотрудников об их потребностях.
«Европлану» удалось успешно разрешить все возникшие трудности. На текущий момент кадровым электронным документооборотом охвачено 99,7% работников, включая 100% новичков. Удовлетворённость персонала использованием системы составляет 96,7%.
Юрий Силаев, старший преподаватель Факультета компьютерных наук НИУ ВШЭ, поделился опытом автоматизации процедуры подписания договоров ГПХ. Ранее процесс их согласования в университете занимал несколько месяцев из-за многоступенчатой цепочки визирования в СЭД. В НИУ ВШЭ была внедрена система автоматизированной проверки таких договоров на платформе SmartMLOps.
Теперь система искусственного интеллекта анализирует соответствие сроков, трудозатрат, бюджета и масштабов проекта; выявляет пропущенные данные вместо конкретных цифр; проверяет логику вычислений в зависимости от типа контракта; находит противоречивую информацию и дублирование записей по подрядчику, объекту работ, временному интервалу и стоимости. Также автоматически обнаруживаются контракты на схожие задачи в идентичные периоды, накладывающиеся сроки у одного исполнителя и подозрительно разделенные на мелкие части соглашения. Дополнительно ИИ оценивает техническое задание на возможность оценки итога по четким критериям, объему, дедлайнам и материальным результатам; выявляет излишне размытые формулировки без конкретных измеримых показателей, неясные обязательства вместо финального продукта, а также условия, осложняющие процедуру сдачи работ. Благодаря этому средняя длительность первоначальной экспертизы контрактов сократилась на 40%, а количество возвратов документов на завершающих стадиях уменьшилось на 70%.
